Les secrets des managers efficaces
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Les secrets des managers efficaces
by wafa Tue 4 May - 23:46
Les secrets des managers efficaces
Présentation du dossier
Leur emploi du temps est parfois plein un an à l’avance. Pourtant, ils savent rester disponibles, gérer les urgences et préserver leur vie privée.
Oui, on peut occuper des fonctions de direction générale au sein d’une multinationale, avoir un agenda à faire blêmir un ministre et pourtant dormir la nuit, prendre un mois de vacances en été, rentrer chez soi à une heure décente et jouer au tennis chaque semaine. Charles Bouaziz, le DG de PepsiCo pour l’Europe de l’Ouest, en est la preuve. S’il est naturellement doté d’une bonne résistance au stress, il a aussi appris à s’organiser : lorsqu’il était jeune manager chez Procter, il a suivi un stage de gestion du temps dont les enseignements lui servent encore aujourd’hui.
Les dirigeants et les experts que nous avons rencontrés sont en effet unanimes : un emploi du temps, ça se travaille. Nous vous proposons de découvrir leurs techniques pour mieux définir les priorités, déléguer à bon escient, mener des réunions efficaces ou tirer le meilleur parti de son BlackBerry. Lire ce dossier et réfléchir à sa mise en pratique devrait vous prendre moins d’une heure. Mais ce petit investissement pourrait vous en faire par la suite gagner beaucoup d’autres...
Se fixer des priorités et planifier ses journées
La plupart des cadres se sentent continuellement débordés, une impression qui génère du stress et de l’insatisfaction. Pour cesser de courir après le temps, il faut apprendre à le gérer.
Urgent? Très urgent? Ou très très urgent? Si vous manquez de superlatifs pour désigner la montagne de dossiers qui attendent d’être examinés par votre œil attentif, il faut réagir "Asap" ("as soon as possible"). Car vous faites certainement partie des 58% de cadres stressés qui déclarent ne pas bénéficier du temps suffisant pour bien remplir leurs missions, selon le baromètre du stress au travail réalisé par la CFE-CGC. Résultat : des tâches menées hâtivement avec un sentiment d’insatisfaction. "Aujourd’hui, tout est tellement urgent que plus rien n’est prioritaire, observe Philippe Tramond, directeur général du cabinet Pilotis (conseil en ressources humaines). Considérez que vous avez 86.400 secondes à dépenser par jour. Et demandez-vous comment les investir au mieux." Vous en avez assez de courir après cette ressource précieuse qu’est le temps? Voici comment dégager vos priorités.
Faites le point sur votre fonction et sur vos missions
Vous voulez gagner du temps? Il faut d’abord accepter d’en perdre pour réfléchir sur la façon dont vous l’utilisez. Commencez par établir une liste de vos responsabilités, de vos missions clés et de vos objectifs. Pour dresser ce bilan, imaginez que vous devez décrire votre job à votre successeur : qu’est-ce que votre employeur attend de vous à ce poste? Pour quels résultats êtes-vous payé? Quel type de comptes devez-vous rendre? Grégoire Gatbois, consultant senior au cabinet Krauthammer, a fait le point sur ses responsabilités: jouer son rôle d’associé; développer les ventes; mettre sur pied de nouveaux séminaires. Il connaît aussi parfaitement ses objectifs chiffrés : le chiffre d’affaires à réaliser, la quantité de stages à concevoir et animer, le nombre de consultants juniors à former. Le découpage de ses journées découle directement de cette analyse : décrocher des rendez-vous, participer à des conférences, tester de nouveaux modules, accompagner les plus jeunes… "Il est bon aussi de mesurer précisément où l’on dirige son énergie, explique Grégoire Gatbois. Par exemple : faut-il que je conserve une relation directe avec tel client alors que j’ai pris du galon dans la fonction commerciale?" Pour identifier les déséquilibres, inscrivez sur une feuille les verbes "créer", "manager", "produire", "vendre", "organiser", et évaluez le temps que vous accordez à chacune de ces actions. Les consultants constatent en général qu’ils privilégient la production des services au détriment de leur vente. N’hésitez pas à étendre cette réflexion à votre vie personnelle. Qu’est-ce qui compte le plus pour vous? Faire une belle carrière? Préserver un équilibre familial? Avoir une vie associative? Avoir du temps pour tel ou tel hobby? Un constat qui vous permettra d’orienter vos choix en fonction de vos priorités.
Distinguez ce qui est important de ce qui est urgent
C’est un rite auquel les directeurs commerciaux et marketing de La Poste ne sauraient déroger : la réunion hebdomadaire au cours de laquelle toutes les décisions stratégiques sont prises. Pourtant, il y a quelques semaines, Alain Drillet a préféré ne pas y participer. Ce jour-là, le directeur national des téléventes (900 millions d’euros de chiffre d’affaires) devait bâtir le budget 2010 de sa division avec ses six directeurs de plateau. "C’était urgent : la direction financière m’imposait des délais serrés, raconte-t-il. J’avais deux jours pour finaliser une synthèse et émettre une proposition. Et c’était d’une importance capitale, parce qu’il fallait que je sois irréprochable pour bien négocier mon budget."
Pour trancher, ce patron s’est fondé sur deux critères fondamentaux : l’importance et l’urgence. Une méthode rodée, appelée aussi matrice d’Eisenhower (du nom du général américain qui l’a théorisée), qui permet de classer ses tâches en fonction de l’enjeu qu’elles représentent et du délai disponible. Chaque fois qu’un travail vous incombe, posez-vous les questions suivantes : quand dois-je terminer? Est-il possible de différer la date butoir? Si je ne m’en occupe pas, quelles seront les conséquences? Quelqu’un d’autre peut-il s’en charger? Inventoriez ensuite les tâches accomplies et répartissez-les entre les quatre catégories suivantes : je fais, j’élimine, je reporte ou je délègue. Enfin, classez-les en prenant en compte les paramètres suivants : rapidité d’exécution, complexité mais aussi plaisir procuré.
Evaluez le temps que vous prendra chaque chantier
Les coachs sont unanimes : on sous-estime toujours le temps qui nous est nécessaire pour effectuer un travail. En effet, cette durée varie énormément en fonction de la difficulté, de l’humeur, de la fatigue, de la motivation… Difficile de se fier à ses propres perceptions. La solution ? Se chronométrer. C’est certes un peu fastidieux, mais très efficace. Jean-Marc Boussidan, directeur des opérations chargé des énergies vertes de la société d’ingénierie Alten, s’est très vite imposé cette discipline. "Désormais, je connais assez précisément le temps dont j’ai besoin pour mener à bien les missions qui me sont confiées, affirme-t-il. Je prévois quand même systématiquement une marge supplémentaire de 10%. Et je consigne tout par écrit." Une technique qui lui permet de ne jamais dépasser les délais qui lui sont impartis. Méfiez-vous cependant des tâches nouvelles, des actions complexes ou des projets mal définis. "Dans ces cas de figure, n’hésitez pas à doubler le temps que vous prévoyez", préconise Daniel Latrobe, consultant chez Dodeca Formation.
Etablissez votre planning et fixez-vous des objectifs
Dominique Robin prévoit trois types de réunion avec ses équipes : la quotidienne, l’hebdomadaire et la mensuelle. Ce directeur d’unité chez l’équipementier automobile Leoni n’aime pas les projets qui dérivent, aussi planifie-t-il longtemps à l’avance des points d’étape avec ses collaborateurs. Aucune excuse pour manquer ces rendez-vous : ils tombent toujours les mêmes jours, aux mêmes heures. "Et si une réunion traîne, je la quitte. C’est qu’elle a été mal préparée et qu’il faut la reprogrammer." Vous aussi, bloquez dans votre agenda tous les événements prévisibles dans les six mois à venir. Vous placerez les rendez-vous moins stratégiques dans les espaces disponibles.
Au quotidien, utilisez intelligemment votre "to do list". Qu’elle soit informatique ou sur papier, vous y consignerez en vrac tout ce que vous avez à faire dans la journée. Puis vous trierez le tout en fonction de la matrice d’Eisenhower. Jean-Marc Boussidan, chez Alten, jongle ainsi avec deux cahiers, l’un consacré à sa semaine, qu’il revoit tous les jours, l’autre dédié aux actions de plus long terme, qu’il actualise de façon hebdomadaire. "Pour une efficacité optimale, je préconise de se fixer trois buts pour le lendemain et trois buts pour la semaine, pas plus", conseille Grégoire Gatbois, chez Krauthammer. Olivier de Lavalette, directeur général pour l’Europe du Sud chez Regus (loueur d’espaces de travail), procède de cette façon. Sur une semaine, il prévoit par exemple l’animation d’une table ronde dans un salon professionnel (pour alimenter son réseau), une relance téléphonique auprès d’un propriétaire (pour finaliser un contrat de bail) et une piqûre de rappel à ses directeurs commerciaux (pour doper le chiffre d’affaires). Il ajoute régulièrement la visite surprise d’un de ses centres d’affaires. Si vous procédez comme lui, les dossiers annexes, les tâches administratives, les coups de fil et les e-mails utiles mais mineurs viendront tout naturellement occuper le reste de votre emploi du temps, sans parasiter vos travaux prioritaires.
Prévoyez des marges pour gérer les imprévus
"Rencontrer au débotté le directeur informatique du ministère des Finances : il n’était pas question que je laisse passer une telle occasion", raconte Christian Raoul, le directeur d’Orsyp Consulting. Ce manager prévoyant prend toujours soin de garder 10 à 20% de son temps disponible pour les imprévus. Selon les coachs, c’est un minimum. Sandrine Martel, DRH du fournisseur de prestations audiovisuelles Cap Images, réserve quant à elle des "zones tampons" de trente minutes par demi-journée. Des plages qui lui permettent d’être réactive, mais aussi d’évacuer la pression.
Dès qu’il dispose de quelques minutes entre deux dossiers, Alain Drillet, à La Poste, va discuter avec son équipe. "Cela m’aide à prendre la température, à répondre à une question. J’entretiens ainsi la convivialité." Un réflexe salutaire. En effet, éliminer tout ce qui n’est ni urgent ni important finit par être contre-productif. "Les échanges informels permettent de sortir la tête du guidon, de prendre du recul et d’obtenir des informations parfois capitales", insiste Guy Uzan, consultant chez Univers-Clients. Sandrine Martel ne néglige pas ces instants."Les pauses-café créent des occasions de dialoguer simplement avec des personnes qui oseront ainsi, plus tard, aborder des sujets de fond avec moi", explique-t-elle. Du temps perdu? Non, du temps bien investi.
Déléguer sans perdre le contrôle
Plutôt qu’une perte de pouvoir, une délégation bien menée doit être considérée comme un enrichissement réciproque. C’est d’abord le moyen de se concentrer sur ses missions clés, mais aussi celui de motiver ses équipes en favorisant la progression de ses collaborateurs.
"Va-t-il faire ce que je lui demande aussi bien que je l’aurais fait moi-même ? Et s’il réussit mieux que moi, ma légitimité n’en souffrira-t-elle pas ?" Pour un chef d’équipe, déléguer fait souvent peur : entre la crainte de perdre le contrôle, celle que le travail soit mal exécuté et la perspective de verser un bonus en cas de succès, certains refusent de partager la moindre prérogative. Ceux qui tiennent ce type de raisonnement ont tout faux. Une délégation bien menée permet de libérer du temps pour se consacrer à ses tâches essentielles. C’est aussi le moyen d’entretenir la motivation de ses collaborateurs tout en développant leurs compétences et leur autonomie. "Quelle excellente occasion de se consacrer au coaching de son équipe, mission stratégique entre toutes !" s’exclame Jean-Pierre Tesla, consultant à la Cegos. En déléguant à bon escient, vous êtes toujours gagnant. Plutôt qu’une perte de pouvoir, la délégation doit être envisagée comme un enrichissement réciproque. Mais pas question d’improviser, une préparation et un accompagnement minutieux s’imposent.
Identifiez ce que vous pouvez confier à d’autres
Quel type de tâche êtes-vous prêt à déléguer ? Pour répondre à cette question, il suffit de vous livrer à une analyse approfondie de votre fonctionnement et de votre service. Commencez par dresser le bilan de votre activité personnelle. Si demain votre poste est supprimé, quelles fonctions ne pourront pas être confiées à d’autres ? Le descriptif doit tenir en deux lignes. Cet exercice un peu cruel vous permettra d’identifier votre propre valeur ajoutée, que ce soit la coordination, la garantie de la cohérence des objectifs ou la gestion des situations à fort enjeu financier. Le reste devrait pouvoir être assumé par d’autres. Cependant, n’allez pas trop loin, car certaines responsabilités ne sont pas transférables. Il s’agit du management de l’équipe dont on est responsable (orientation des carrières, mesures de discipline…), des décisions qui engagent le moyen terme, ou encore des relations clés avec l’extérieur. Les corvées, elles, ne se délèguent pas. Tout au plus se partagent-elles. Il en va de votre crédibilité, car les délégataires n’apprécieront pas d’être rabaissés au rang de petites mains. Quant aux missions inédites, ce n’est pas parce qu’elles vous mettent en difficulté que vous devez songer à vous en décharger sur quelqu’un. Conservez le dossier en propre tout en sollicitant l’expertise technique d’un salarié compétent sur les aspects que vous maîtrisez mal.
Déterminez ce que vous allez garder pour vous
"Pour le reste, personne ne peut décider pour vous de ce qui doit demeurer entre vos mains", résume Didier Noyé, directeur chez Bernard Julhiet Group et auteur de "Déléguer et responsabiliser" (Insep Consulting Editions, 2005). Récemment mobilisé par une fusion-acquisition, Stéphane Thiollier, le président du groupe papetier Careo, sait par exemple qu’il doit demeurer le gardien de la stratégie à imposer à son groupe. Du coup, la communication est devenue son domaine réservé. "Envers les actionnaires comme en interne, le discours doit être parfaitement maîtrisé par le manager : il faut être précis, concis et s’assurer que les messages clés sont délivrés sans aucune déformation", analyse-t-il. Il s’agit également de veiller à ce que la communication externe, qui cible les clients, les fournisseurs, mais aussi la presse, soit cohérente avec les informations diffusées en interne. Pierre-Olivier Landry, DRH pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique des centres d’affaires Regus, confie pour sa part ne jamais abandonner ses prérogatives "régaliennes" dès lors qu’il s’agit de conduite du changement ou de restructuration interne. Pas question, en effet, de vous défaire de ce qui vous définit en tant que manager. "Même si techniquement mes équipes en sont capables, c’est moi qui porte ces dossiers et qui tranche, car il en va de ma légitimité de DRH. Je dois incarner les choix du comité de direction auquel j’appartiens." Ainsi, en se libérant du temps pour leurs tâches essentielles, ces patrons n’en sont que plus performants, car ils peuvent les accomplir avec un esprit totalement libre.
Attribuez à chacun la tâche la mieux adaptée
Essayez d’identifier les tâches que l’équipe assume déjà et, partant de là, celles qu’elle pourrait facilement prendre en charge. "Attention à la dictature de l’urgence : ne choisissez pas un collaborateur parce qu’il est disponible au moment où vous en avez besoin. Partez plutôt de la motivation et des compétences requises", recommande Bertrand Poulet, auteur du livre "Les outils du manager" (Les Editions Demos, 2005). Sachez percevoir les réticences éventuelles, car il n’est rien de pire qu’une délégation subie. Ne cédez pas non plus à la facilité en sollicitant toujours les mêmes. Pensez aux novices, aux timides, qui pourront ainsi grandir. Ils vous en seront reconnaissants. Listez les dix questions que votre collaborateur ne manquera pas de vous poser et celles aussi qu’il n’osera pas formuler, afin d’anticiper et de déminer le terrain.
"Deux écueils principaux sont à éviter, avertit Pierre-Olivier Landry. Ne jamais déléguer, ce qui frustrera forcément l’équipe. Et déléguer trop vite. Une ou deux fois au début de ma carrière, j’ai dû revenir en arrière à cause d’un excès d’optimisme." Stéphane Thiollier estime lui aussi qu’il est imprudent de précipiter les choses. "Je ne délègue jamais lors des premiers mois de collaboration, car il faut du temps pour bien connaître quelqu’un. Si je pense à une personne, je prends d’abord soin de la tester sur des missions aux enjeux mineurs." Le manager pourra alors se faire une idée plus juste des collaborateurs susceptibles d’obtenir sa confiance et de la liberté qu’il peut leur accorder.
Expliquez la mission dans tous ses détails
Une fois défini le périmètre de la délégation et après avoir identifié la personne adéquate pour ce job, il vous reste à lui décrire dans le détail la mission que vous entendez lui confier. En étant parfaitement limpide sur les objectifs et les résultats que vous attendez. Dressez la liste des informations qui lui seront nécessaires pour bien comprendre son rôle. Indiquez le temps mais aussi les moyens dont elle disposera, tout en précisant les limites que vous fixez à son rayon d’action.
Quand il décide de confier une tâche à un collaborateur, Pascal Bouette, DG d’Estives (agence de conseil en marketing opérationnel), reçoit longuement l’intéressé afin de lui exposer son choix. "Lorsque la mission le justifie, je n’hésite pas à lui proposer une formation si j’estime qu’il ne maîtrise pas toutes les compétences requises, explique le directeur. C’est également un moyen de l’impliquer." Reste à informer l’entreprise des attributions temporaires de ce salarié. Etablissez aussi la liste de ses futurs interlocuteurs et avertissez la hiérarchie. "Dans la mesure où je travaille sur des projets, je délègue régulièrement des tâches à chaque rendez-vous d’étape, raconte Isabelle Delon, directrice du programme dématérialisation des titres de transport chez SNCF Voyages. Dans le courrier électronique qui rend compte de la réunion, j’indique clairement à qui sont confiées les nouvelles missions et les échéances à respecter."
Préparez le terrain à votre délégataire
"S’il choisit un membre de son équipe, le manager a intérêt à jouer la carte de la transparence et de la sincérité, sous peine de voir la confiance s’envoler", prévient Jean-Pierre Testa, de la Cegos. Pas d’entourloupe, les risques encourus doivent être connus. Sur ce point, le manager doit rassurer et tout faire pour tenter de limiter les aléas (en passant, par exemple, quelques coups de fil pour préparer le terrain). Il peut même envisager un plan B au cas où le délégataire échouerait. "Je tiens à ce que mon collaborateur me dise comment il perçoit sa mission, souligne Pascal Bouette. Puis j’accepte qu’il s’organise à son idée, que ce soit en termes de qualité ou de rapidité, car je sais pertinemment qu’il n’agira pas comme moi."
S’il n’est pas indispensable de formaliser par écrit une délégation, il est en revanche obligatoire de ne pas prendre congé de son collaborateur avant d’être certain qu’il a bien compris les tenants et les aboutissants de sa mission. Une fois résolus les éventuels points de désaccord, assurez-vous que la personne choisie dispose du soutien nécessaire pour atteindre son but. "Je ne laisse personne partir à l’aventure, explique ce directeur marketing du secteur bancaire. Je débloque des moyens, je fournis des pistes d’action, des contacts. Et, surtout, je rappelle que je suis disponible en cas de besoin." En effet, l’accompagnement doit s’effectuer avec discrétion. Il ne s’agit pas de continuer à tenir le stylo de votre collaborateur. Vous ne devrez intervenir que si on vous le demande. "La non-ingérence témoigne de votre confiance", martèle le consultant Bertrand Poulet.
Président du groupe Careo, Stéphane Thiollier a ainsi récemment demandé à un responsable de zone de plancher sur la réorganisation de son réseau de vente et de préparer la négociation afin de rompre les contrats de certains agents commerciaux. Ensemble, ils ont réfléchi à cette rencontre importante. Puis le président a soutenu son responsable pendant les discussions. "De cette façon, il sera armé pour agir seul la prochaine fois", commente le dirigeant.
Isabelle Delon, quant à elle, a repris la main sur telle ou telle tâche qu’elle avait pourtant déléguée. Les intéressés étaient prévenus. "Le programme qui est sous ma responsabilité est stratégique. Je dois m’assurer que le projet ne dérive pas et que les délais sont tenus, se justifie-t-elle. Il faut encourager et aussi recadrer, sans paralyser, si l’on prévoit un pépin."
Tirez les leçons d’une délégation réussie
Confier une mission est aussi un test. Lorsque l’heureux élu s’en tire haut la main, la reconnaissance doit être au rendez-vous. Il est interdit, sous peine de susciter des rancœurs, de s’attribuer des mérites injustifiés. "Rendons à César ce qui est à César. L’équipe comme la hiérarchie doit savoir qui a fait quoi : c’est l’essence même de la délégation", résume Jacques Laverrière, consultant chez Demos. Actuel directeur du pôle recrutement chez Bernard Julhiet Group, Stéphane Gomez s’en est vu confier la restructuration il y a deux ans. Ce fut un vaste chantier, réalisé grâce à une équipe largement décentralisée et dotée de grandes responsabilités. "J’ai réussi parce que j’ai pu m’appuyer sur mes collaborateurs, analyse-t-il. A la fin, je leur ai rendu un hommage appuyé devant le comité de direction et j’ai demandé plusieurs promotions dans les mois qui ont suivi."
Si une délégation bien expliquée est un gage d’efficacité, c’est aussi un outil de gestion des ressources humaines. Car une mission réussie peut avoir vocation à entrer dans les attributions permanentes d’un salarié. L’entretien d’évaluation suivant sera alors l’occasion de formaliser ces nouvelles responsabilités.
Combattre les mangeurs de temps
Coups de fil, e-mails, déplacements, demandes de collaborateurs… A la longue, ces interruptions entament sérieusement la productivité. Il est heureusement possible de limiter leur effet chronophage.
La journée s’achève et la pile de dossiers qui s’entassent sur votre table n’a pas diminué d’un pouce. Entre les embouteillages du matin, les innombrables e-mails à traiter, le téléphone qui n’a pas arrêté de sonner et vos collègues qui continuent à prendre votre bureau pour le dernier salon où l’on cause, vous n’avez pas vu le temps passer. Sous leur aspect anodin, ces incontournables de la vie de bureau sont chronophages. Bonne nouvelle : on peut réduire radicalement leur impact. "Si 30 à 40% de l’emploi du temps d’un manager lui est dicté par des contraintes extérieures, le reste dépend de sa capacité à s’organiser", estime le coach Gérard Rodach, directeur du cabinet Dalett et auteur de l’ouvrage "Gérer son temps et ses priorités" (Eyrolles). Nos conseils pour triompher des ennemis des plannings bien tenus.
Refusez les mises en copie systématiques des e-mails
D’après un cabinet d’études américain, un cadre reçoit en moyenne 93 e-mails par jour. Un nombre bien trop élevé pour qu’il puisse tous les traiter, mais suffisant pour lui faire perdre le fil de ses priorités. Selon Gérard Rodach, seuls 30% des courriers reçus méritent vraiment d’être lus. Pour faire le tri, deux techniques. La première consiste à ne pas lire les messages au fur et à mesure qu’ils arrivent. Non seulement cela vous interrompra dans votre travail, mais vous risquez de vous déconcentrer car il vous faudra peut-être répondre à l’un d’eux. Adieu le dossier sur lequel vous planchiez ! Pour éviter de céder à la curiosité, désactivez le bip qui signale l’arrivée des courriers. Mieux vaut vous ménager des plages de temps dans la journée (tôt le matin, à l’heure du déjeuner ou le soir) que vous consacrerez exclusivement au traitement de vos e-mails. Commencez par les messages les plus récents : la plupart du temps, ils annulent ou remplacent ceux qui précèdent.
Autre méthode : celle de Jean-Marc Barki, P-DG de Sealock. Le dirigeant de ce fabricant de colles industrielles a réussi à réduire le volume de ses courriers en déclarant la guerre aux e-mails collectifs : "Je n’ai pas besoin d’être au courant de tout. S’il y a un incident au labo et qu’il a été correctement géré, inutile de m’en faire part en me mettant en copie. J’en serai de toute façon informé lors des comptes rendus hebdomadaires."
Enfin, gagnez du temps en organisant le classement automatique de vos courriers. Paramétrez votre boîte aux lettres de manière à ce que les messages qui arrivent soient classés directement dans des dossiers rangés par sujets, par dates ou par expéditeurs (en utilisant la fonction "Règles" d’Outlook). Quant aux e-mails qui n’entrent dans aucune catégorie prédéfinie, efforcez-vous de les traiter immédiatement en y répondant ou en les… supprimant.
Ne surfez sur le Web que si vous avez un but précis
James Rebours consacre rarement plus d’une demi-heure à trois-quarts d’heure par jour à la recherche d’informations sur Internet. Mais le patron de l’éditeur de jeux Sega France verrait probablement ce temps multiplié par deux s’il ne recourrait pas à quelques stratagèmes. "J’ai une centaine de favoris, structurés en arborescence. Ainsi, je n’ai pas à taper l’adresse d’un site à chaque fois que j’en ai besoin. Et pour effectuer une recherche sur Google, j’indique quatre ou cinq mots-clés à la fois. Ma demande étant plus précise, je me retrouve avec moins de résultats à consulter." D’autres astuces permettent de canaliser la puissance de ce moteur de recherche. Vous voulez limiter les réponses dans le temps ? L’option "recherche avancée" permet de les restreindre aux dernières vingt-quatre heures, à la semaine passée, au mois ou à l’année écoulés. Vous souhaitez vous cantonner au contenu d’un site en particulier (un média, une entreprise, un organisme) ? "Tapez “site:” et son nom de domaine, conseille Yannick Delsahut, consultant chez Orsys. Par exemple, si vous voulez savoir ce que le site du quotidien “Les Echos” a publié sur France Télécom, vous saisirez : “+France+telecom site : lesechos.fr”."
Filtrez vos appels téléphoniques ou écourtez-les
Même si l’e-mail a permis de réduire le volume des appels téléphoniques, ceux-ci demeurent nombreux : une bonne moitié des salariés français passerait une quarantaine de coups de fil par jour, soit plus de deux heures de communication ! Une stratégie de défense s’impose donc. Elle tient en deux mots : filtrer et écourter. Filtrer les appels, car vous perdrez moins de temps à laisser les messages s’accumuler (quitte à bloquer un moment de la journée pour y répondre) qu’à prendre les appels au fur et à mesure. Pour cela, pas d’autre choix que d’investir dans un téléphone qui affiche le numéro. "C’est tout sauf un gadget !" juge la consultante Nathalie Loux, créatrice du cabinet Synergie Communication. Si tous les mobiles sont aujourd’hui équipés de cette fonction, vous devrez peut-être insister pour obtenir un téléphone fixe qui en soit doté. Par ailleurs, prenez garde à soigner votre annonce de répondeur ou renvoyez les appels sur le numéro d’un collaborateur prêt à vous relayer.
Etant donné que vous ne pourrez pas toujours éviter de décrocher, apprenez à écourter les conversations. "N’hésitez pas à dire que vous disposez de peu de temps et proposez de rappeler à tel jour, à telle heure", reprend Nathalie Loux. Version plus abrupte : restez silencieux. Ne dites rien d’autre que des "hum" distants. Ou bien levez-vous : tout s’entend au téléphone, même un changement d’attitude. S’il vous sent moins disponible, votre interlocuteur abrégera.
Fermez votre porte pour ne pas être souvent dérangé
Jean-Marc Barki ne faisait pas exception à la règle qui prévaut chez la plupart des managers français : toutes les dix minutes, des collègues venaient dans son bureau lui demander quelque chose. Avec un effet désastreux sur sa concentration ! Jusqu’au jour où, après un réaménagement des locaux de Sealock, il s’est retrouvé au premier étage. "Au début, je n’ai pas apprécié le fait d’être séparé de mes équipes. Mais je me suis finalement rendu compte que j’étais bien plus tranquille et productif."
Pour ceux qui ont une pièce pour eux seuls, le procédé classique de la porte fermée a fait ses preuves. Si l’on vient quand même vous interrompre, jugez de l’urgence de la demande en posant deux ou trois brèves questions : cela peut-il attendre ? Suis-je la seule personne capable d’intervenir ? Combien de temps faut-il pour régler le problème ? Evitez le "non" brutal qui laissera votre interlocuteur sans réponse. Et proposez toujours un créneau pour en discuter : "Je passe te voir à 17 heures." Puis tenez votre promesse.
Limitez vos trajets en regroupant vos déplacements
Que de temps perdu pour seulement deux ou trois heures de réunion ! Les trajets jusqu’à la gare ou l’aéroport, les attentes dans les halls d’embarquement, le voyage lui-même… S’il est difficile de raccourcir ces durées, on peut en revanche les mettre à profit pour travailler. Dans les aéroports, les salons business des principales compagnies aériennes multiplient les services pour permettre au cadre pressé de travailler comme s’il était au bureau. Le Wi-Fi a fait son apparition dans les gares. Bientôt, il équipera les wagons première classe des TGV. Vous pouvez donc faire un vrai choix entre le train et l’avion pour vos déplacements en France. En gardant à l’esprit que la rapidité n’est pas forcément le meilleur critère à prendre en compte. "Il faut aussi déterminer quel moyen de transport sera le moins fatigant, et lequel vous permettra de bûcher le plus efficacement", avertit Nathalie Loux.
Dans la mesure du possible, essayez de regrouper vos déplacements. "Je m’efforce d’avoir plusieurs rendez-vous dans une même zone géographique, explique David Naïm, directeur associé de Greenwich Consulting. Par exemple, je voyage en Allemagne et en Grande-Bretagne sans repasser par Paris." Un bon moyen d’éviter de faire continuellement la navette.
A l’heure des nouvelles technologies, il faut également se poser la question de savoir si telle réunion prévue à l’autre bout de la ville, du pays ou du monde est vraiment indispensable. "J’arrive aujourd’hui à remplacer un voyage sur deux par une conférence téléphonique", se félicite David Naïm, qui partait tous les mois rencontrer ses associés européens. La visioconférence – le son et l’image – et la téléprésence permettent de tenir des réunions à distance sans que la qualité du travail en soit affectée.
Faites tenir vos déjeuners de travail sur une heure maxi
Les déjeuners d’affaires à rallonge sont passés de mode. Pourtant, un quart des cadres consacrent encore plus d’une heure et demie au repas de la mi-journée. Une perte de temps, alors qu’il est facile de trouver d’excellentes tables dont les menus business sont conçus pour être dégustés en une heure. Par ailleurs, vous ne serez plus considéré comme un rustre si vous abordez le sujet du rendez-vous dès l’entrée. Pour être certain de ne pas traîner à table, James Rebours, le patron de Sega France, envoie ses invitations à déjeuner via Outlook avec un créneau horaire défini. "Ainsi, mon interlocuteur sait exactement à quoi s’en tenir." Plus rapides et moins formels, les petits déjeuners ont de plus en plus le vent en poupe. Là, tout le monde fait en sorte d’être au bureau à 10 heures.
Présentation du dossier
Leur emploi du temps est parfois plein un an à l’avance. Pourtant, ils savent rester disponibles, gérer les urgences et préserver leur vie privée.
Oui, on peut occuper des fonctions de direction générale au sein d’une multinationale, avoir un agenda à faire blêmir un ministre et pourtant dormir la nuit, prendre un mois de vacances en été, rentrer chez soi à une heure décente et jouer au tennis chaque semaine. Charles Bouaziz, le DG de PepsiCo pour l’Europe de l’Ouest, en est la preuve. S’il est naturellement doté d’une bonne résistance au stress, il a aussi appris à s’organiser : lorsqu’il était jeune manager chez Procter, il a suivi un stage de gestion du temps dont les enseignements lui servent encore aujourd’hui.
Les dirigeants et les experts que nous avons rencontrés sont en effet unanimes : un emploi du temps, ça se travaille. Nous vous proposons de découvrir leurs techniques pour mieux définir les priorités, déléguer à bon escient, mener des réunions efficaces ou tirer le meilleur parti de son BlackBerry. Lire ce dossier et réfléchir à sa mise en pratique devrait vous prendre moins d’une heure. Mais ce petit investissement pourrait vous en faire par la suite gagner beaucoup d’autres...
Se fixer des priorités et planifier ses journées
La plupart des cadres se sentent continuellement débordés, une impression qui génère du stress et de l’insatisfaction. Pour cesser de courir après le temps, il faut apprendre à le gérer.
Urgent? Très urgent? Ou très très urgent? Si vous manquez de superlatifs pour désigner la montagne de dossiers qui attendent d’être examinés par votre œil attentif, il faut réagir "Asap" ("as soon as possible"). Car vous faites certainement partie des 58% de cadres stressés qui déclarent ne pas bénéficier du temps suffisant pour bien remplir leurs missions, selon le baromètre du stress au travail réalisé par la CFE-CGC. Résultat : des tâches menées hâtivement avec un sentiment d’insatisfaction. "Aujourd’hui, tout est tellement urgent que plus rien n’est prioritaire, observe Philippe Tramond, directeur général du cabinet Pilotis (conseil en ressources humaines). Considérez que vous avez 86.400 secondes à dépenser par jour. Et demandez-vous comment les investir au mieux." Vous en avez assez de courir après cette ressource précieuse qu’est le temps? Voici comment dégager vos priorités.
Faites le point sur votre fonction et sur vos missions
Vous voulez gagner du temps? Il faut d’abord accepter d’en perdre pour réfléchir sur la façon dont vous l’utilisez. Commencez par établir une liste de vos responsabilités, de vos missions clés et de vos objectifs. Pour dresser ce bilan, imaginez que vous devez décrire votre job à votre successeur : qu’est-ce que votre employeur attend de vous à ce poste? Pour quels résultats êtes-vous payé? Quel type de comptes devez-vous rendre? Grégoire Gatbois, consultant senior au cabinet Krauthammer, a fait le point sur ses responsabilités: jouer son rôle d’associé; développer les ventes; mettre sur pied de nouveaux séminaires. Il connaît aussi parfaitement ses objectifs chiffrés : le chiffre d’affaires à réaliser, la quantité de stages à concevoir et animer, le nombre de consultants juniors à former. Le découpage de ses journées découle directement de cette analyse : décrocher des rendez-vous, participer à des conférences, tester de nouveaux modules, accompagner les plus jeunes… "Il est bon aussi de mesurer précisément où l’on dirige son énergie, explique Grégoire Gatbois. Par exemple : faut-il que je conserve une relation directe avec tel client alors que j’ai pris du galon dans la fonction commerciale?" Pour identifier les déséquilibres, inscrivez sur une feuille les verbes "créer", "manager", "produire", "vendre", "organiser", et évaluez le temps que vous accordez à chacune de ces actions. Les consultants constatent en général qu’ils privilégient la production des services au détriment de leur vente. N’hésitez pas à étendre cette réflexion à votre vie personnelle. Qu’est-ce qui compte le plus pour vous? Faire une belle carrière? Préserver un équilibre familial? Avoir une vie associative? Avoir du temps pour tel ou tel hobby? Un constat qui vous permettra d’orienter vos choix en fonction de vos priorités.
Distinguez ce qui est important de ce qui est urgent
C’est un rite auquel les directeurs commerciaux et marketing de La Poste ne sauraient déroger : la réunion hebdomadaire au cours de laquelle toutes les décisions stratégiques sont prises. Pourtant, il y a quelques semaines, Alain Drillet a préféré ne pas y participer. Ce jour-là, le directeur national des téléventes (900 millions d’euros de chiffre d’affaires) devait bâtir le budget 2010 de sa division avec ses six directeurs de plateau. "C’était urgent : la direction financière m’imposait des délais serrés, raconte-t-il. J’avais deux jours pour finaliser une synthèse et émettre une proposition. Et c’était d’une importance capitale, parce qu’il fallait que je sois irréprochable pour bien négocier mon budget."
Pour trancher, ce patron s’est fondé sur deux critères fondamentaux : l’importance et l’urgence. Une méthode rodée, appelée aussi matrice d’Eisenhower (du nom du général américain qui l’a théorisée), qui permet de classer ses tâches en fonction de l’enjeu qu’elles représentent et du délai disponible. Chaque fois qu’un travail vous incombe, posez-vous les questions suivantes : quand dois-je terminer? Est-il possible de différer la date butoir? Si je ne m’en occupe pas, quelles seront les conséquences? Quelqu’un d’autre peut-il s’en charger? Inventoriez ensuite les tâches accomplies et répartissez-les entre les quatre catégories suivantes : je fais, j’élimine, je reporte ou je délègue. Enfin, classez-les en prenant en compte les paramètres suivants : rapidité d’exécution, complexité mais aussi plaisir procuré.
Evaluez le temps que vous prendra chaque chantier
Les coachs sont unanimes : on sous-estime toujours le temps qui nous est nécessaire pour effectuer un travail. En effet, cette durée varie énormément en fonction de la difficulté, de l’humeur, de la fatigue, de la motivation… Difficile de se fier à ses propres perceptions. La solution ? Se chronométrer. C’est certes un peu fastidieux, mais très efficace. Jean-Marc Boussidan, directeur des opérations chargé des énergies vertes de la société d’ingénierie Alten, s’est très vite imposé cette discipline. "Désormais, je connais assez précisément le temps dont j’ai besoin pour mener à bien les missions qui me sont confiées, affirme-t-il. Je prévois quand même systématiquement une marge supplémentaire de 10%. Et je consigne tout par écrit." Une technique qui lui permet de ne jamais dépasser les délais qui lui sont impartis. Méfiez-vous cependant des tâches nouvelles, des actions complexes ou des projets mal définis. "Dans ces cas de figure, n’hésitez pas à doubler le temps que vous prévoyez", préconise Daniel Latrobe, consultant chez Dodeca Formation.
Etablissez votre planning et fixez-vous des objectifs
Dominique Robin prévoit trois types de réunion avec ses équipes : la quotidienne, l’hebdomadaire et la mensuelle. Ce directeur d’unité chez l’équipementier automobile Leoni n’aime pas les projets qui dérivent, aussi planifie-t-il longtemps à l’avance des points d’étape avec ses collaborateurs. Aucune excuse pour manquer ces rendez-vous : ils tombent toujours les mêmes jours, aux mêmes heures. "Et si une réunion traîne, je la quitte. C’est qu’elle a été mal préparée et qu’il faut la reprogrammer." Vous aussi, bloquez dans votre agenda tous les événements prévisibles dans les six mois à venir. Vous placerez les rendez-vous moins stratégiques dans les espaces disponibles.
Au quotidien, utilisez intelligemment votre "to do list". Qu’elle soit informatique ou sur papier, vous y consignerez en vrac tout ce que vous avez à faire dans la journée. Puis vous trierez le tout en fonction de la matrice d’Eisenhower. Jean-Marc Boussidan, chez Alten, jongle ainsi avec deux cahiers, l’un consacré à sa semaine, qu’il revoit tous les jours, l’autre dédié aux actions de plus long terme, qu’il actualise de façon hebdomadaire. "Pour une efficacité optimale, je préconise de se fixer trois buts pour le lendemain et trois buts pour la semaine, pas plus", conseille Grégoire Gatbois, chez Krauthammer. Olivier de Lavalette, directeur général pour l’Europe du Sud chez Regus (loueur d’espaces de travail), procède de cette façon. Sur une semaine, il prévoit par exemple l’animation d’une table ronde dans un salon professionnel (pour alimenter son réseau), une relance téléphonique auprès d’un propriétaire (pour finaliser un contrat de bail) et une piqûre de rappel à ses directeurs commerciaux (pour doper le chiffre d’affaires). Il ajoute régulièrement la visite surprise d’un de ses centres d’affaires. Si vous procédez comme lui, les dossiers annexes, les tâches administratives, les coups de fil et les e-mails utiles mais mineurs viendront tout naturellement occuper le reste de votre emploi du temps, sans parasiter vos travaux prioritaires.
Prévoyez des marges pour gérer les imprévus
"Rencontrer au débotté le directeur informatique du ministère des Finances : il n’était pas question que je laisse passer une telle occasion", raconte Christian Raoul, le directeur d’Orsyp Consulting. Ce manager prévoyant prend toujours soin de garder 10 à 20% de son temps disponible pour les imprévus. Selon les coachs, c’est un minimum. Sandrine Martel, DRH du fournisseur de prestations audiovisuelles Cap Images, réserve quant à elle des "zones tampons" de trente minutes par demi-journée. Des plages qui lui permettent d’être réactive, mais aussi d’évacuer la pression.
Dès qu’il dispose de quelques minutes entre deux dossiers, Alain Drillet, à La Poste, va discuter avec son équipe. "Cela m’aide à prendre la température, à répondre à une question. J’entretiens ainsi la convivialité." Un réflexe salutaire. En effet, éliminer tout ce qui n’est ni urgent ni important finit par être contre-productif. "Les échanges informels permettent de sortir la tête du guidon, de prendre du recul et d’obtenir des informations parfois capitales", insiste Guy Uzan, consultant chez Univers-Clients. Sandrine Martel ne néglige pas ces instants."Les pauses-café créent des occasions de dialoguer simplement avec des personnes qui oseront ainsi, plus tard, aborder des sujets de fond avec moi", explique-t-elle. Du temps perdu? Non, du temps bien investi.
Déléguer sans perdre le contrôle
Plutôt qu’une perte de pouvoir, une délégation bien menée doit être considérée comme un enrichissement réciproque. C’est d’abord le moyen de se concentrer sur ses missions clés, mais aussi celui de motiver ses équipes en favorisant la progression de ses collaborateurs.
"Va-t-il faire ce que je lui demande aussi bien que je l’aurais fait moi-même ? Et s’il réussit mieux que moi, ma légitimité n’en souffrira-t-elle pas ?" Pour un chef d’équipe, déléguer fait souvent peur : entre la crainte de perdre le contrôle, celle que le travail soit mal exécuté et la perspective de verser un bonus en cas de succès, certains refusent de partager la moindre prérogative. Ceux qui tiennent ce type de raisonnement ont tout faux. Une délégation bien menée permet de libérer du temps pour se consacrer à ses tâches essentielles. C’est aussi le moyen d’entretenir la motivation de ses collaborateurs tout en développant leurs compétences et leur autonomie. "Quelle excellente occasion de se consacrer au coaching de son équipe, mission stratégique entre toutes !" s’exclame Jean-Pierre Tesla, consultant à la Cegos. En déléguant à bon escient, vous êtes toujours gagnant. Plutôt qu’une perte de pouvoir, la délégation doit être envisagée comme un enrichissement réciproque. Mais pas question d’improviser, une préparation et un accompagnement minutieux s’imposent.
Identifiez ce que vous pouvez confier à d’autres
Quel type de tâche êtes-vous prêt à déléguer ? Pour répondre à cette question, il suffit de vous livrer à une analyse approfondie de votre fonctionnement et de votre service. Commencez par dresser le bilan de votre activité personnelle. Si demain votre poste est supprimé, quelles fonctions ne pourront pas être confiées à d’autres ? Le descriptif doit tenir en deux lignes. Cet exercice un peu cruel vous permettra d’identifier votre propre valeur ajoutée, que ce soit la coordination, la garantie de la cohérence des objectifs ou la gestion des situations à fort enjeu financier. Le reste devrait pouvoir être assumé par d’autres. Cependant, n’allez pas trop loin, car certaines responsabilités ne sont pas transférables. Il s’agit du management de l’équipe dont on est responsable (orientation des carrières, mesures de discipline…), des décisions qui engagent le moyen terme, ou encore des relations clés avec l’extérieur. Les corvées, elles, ne se délèguent pas. Tout au plus se partagent-elles. Il en va de votre crédibilité, car les délégataires n’apprécieront pas d’être rabaissés au rang de petites mains. Quant aux missions inédites, ce n’est pas parce qu’elles vous mettent en difficulté que vous devez songer à vous en décharger sur quelqu’un. Conservez le dossier en propre tout en sollicitant l’expertise technique d’un salarié compétent sur les aspects que vous maîtrisez mal.
Déterminez ce que vous allez garder pour vous
"Pour le reste, personne ne peut décider pour vous de ce qui doit demeurer entre vos mains", résume Didier Noyé, directeur chez Bernard Julhiet Group et auteur de "Déléguer et responsabiliser" (Insep Consulting Editions, 2005). Récemment mobilisé par une fusion-acquisition, Stéphane Thiollier, le président du groupe papetier Careo, sait par exemple qu’il doit demeurer le gardien de la stratégie à imposer à son groupe. Du coup, la communication est devenue son domaine réservé. "Envers les actionnaires comme en interne, le discours doit être parfaitement maîtrisé par le manager : il faut être précis, concis et s’assurer que les messages clés sont délivrés sans aucune déformation", analyse-t-il. Il s’agit également de veiller à ce que la communication externe, qui cible les clients, les fournisseurs, mais aussi la presse, soit cohérente avec les informations diffusées en interne. Pierre-Olivier Landry, DRH pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique des centres d’affaires Regus, confie pour sa part ne jamais abandonner ses prérogatives "régaliennes" dès lors qu’il s’agit de conduite du changement ou de restructuration interne. Pas question, en effet, de vous défaire de ce qui vous définit en tant que manager. "Même si techniquement mes équipes en sont capables, c’est moi qui porte ces dossiers et qui tranche, car il en va de ma légitimité de DRH. Je dois incarner les choix du comité de direction auquel j’appartiens." Ainsi, en se libérant du temps pour leurs tâches essentielles, ces patrons n’en sont que plus performants, car ils peuvent les accomplir avec un esprit totalement libre.
Attribuez à chacun la tâche la mieux adaptée
Essayez d’identifier les tâches que l’équipe assume déjà et, partant de là, celles qu’elle pourrait facilement prendre en charge. "Attention à la dictature de l’urgence : ne choisissez pas un collaborateur parce qu’il est disponible au moment où vous en avez besoin. Partez plutôt de la motivation et des compétences requises", recommande Bertrand Poulet, auteur du livre "Les outils du manager" (Les Editions Demos, 2005). Sachez percevoir les réticences éventuelles, car il n’est rien de pire qu’une délégation subie. Ne cédez pas non plus à la facilité en sollicitant toujours les mêmes. Pensez aux novices, aux timides, qui pourront ainsi grandir. Ils vous en seront reconnaissants. Listez les dix questions que votre collaborateur ne manquera pas de vous poser et celles aussi qu’il n’osera pas formuler, afin d’anticiper et de déminer le terrain.
"Deux écueils principaux sont à éviter, avertit Pierre-Olivier Landry. Ne jamais déléguer, ce qui frustrera forcément l’équipe. Et déléguer trop vite. Une ou deux fois au début de ma carrière, j’ai dû revenir en arrière à cause d’un excès d’optimisme." Stéphane Thiollier estime lui aussi qu’il est imprudent de précipiter les choses. "Je ne délègue jamais lors des premiers mois de collaboration, car il faut du temps pour bien connaître quelqu’un. Si je pense à une personne, je prends d’abord soin de la tester sur des missions aux enjeux mineurs." Le manager pourra alors se faire une idée plus juste des collaborateurs susceptibles d’obtenir sa confiance et de la liberté qu’il peut leur accorder.
Expliquez la mission dans tous ses détails
Une fois défini le périmètre de la délégation et après avoir identifié la personne adéquate pour ce job, il vous reste à lui décrire dans le détail la mission que vous entendez lui confier. En étant parfaitement limpide sur les objectifs et les résultats que vous attendez. Dressez la liste des informations qui lui seront nécessaires pour bien comprendre son rôle. Indiquez le temps mais aussi les moyens dont elle disposera, tout en précisant les limites que vous fixez à son rayon d’action.
Quand il décide de confier une tâche à un collaborateur, Pascal Bouette, DG d’Estives (agence de conseil en marketing opérationnel), reçoit longuement l’intéressé afin de lui exposer son choix. "Lorsque la mission le justifie, je n’hésite pas à lui proposer une formation si j’estime qu’il ne maîtrise pas toutes les compétences requises, explique le directeur. C’est également un moyen de l’impliquer." Reste à informer l’entreprise des attributions temporaires de ce salarié. Etablissez aussi la liste de ses futurs interlocuteurs et avertissez la hiérarchie. "Dans la mesure où je travaille sur des projets, je délègue régulièrement des tâches à chaque rendez-vous d’étape, raconte Isabelle Delon, directrice du programme dématérialisation des titres de transport chez SNCF Voyages. Dans le courrier électronique qui rend compte de la réunion, j’indique clairement à qui sont confiées les nouvelles missions et les échéances à respecter."
Préparez le terrain à votre délégataire
"S’il choisit un membre de son équipe, le manager a intérêt à jouer la carte de la transparence et de la sincérité, sous peine de voir la confiance s’envoler", prévient Jean-Pierre Testa, de la Cegos. Pas d’entourloupe, les risques encourus doivent être connus. Sur ce point, le manager doit rassurer et tout faire pour tenter de limiter les aléas (en passant, par exemple, quelques coups de fil pour préparer le terrain). Il peut même envisager un plan B au cas où le délégataire échouerait. "Je tiens à ce que mon collaborateur me dise comment il perçoit sa mission, souligne Pascal Bouette. Puis j’accepte qu’il s’organise à son idée, que ce soit en termes de qualité ou de rapidité, car je sais pertinemment qu’il n’agira pas comme moi."
S’il n’est pas indispensable de formaliser par écrit une délégation, il est en revanche obligatoire de ne pas prendre congé de son collaborateur avant d’être certain qu’il a bien compris les tenants et les aboutissants de sa mission. Une fois résolus les éventuels points de désaccord, assurez-vous que la personne choisie dispose du soutien nécessaire pour atteindre son but. "Je ne laisse personne partir à l’aventure, explique ce directeur marketing du secteur bancaire. Je débloque des moyens, je fournis des pistes d’action, des contacts. Et, surtout, je rappelle que je suis disponible en cas de besoin." En effet, l’accompagnement doit s’effectuer avec discrétion. Il ne s’agit pas de continuer à tenir le stylo de votre collaborateur. Vous ne devrez intervenir que si on vous le demande. "La non-ingérence témoigne de votre confiance", martèle le consultant Bertrand Poulet.
Président du groupe Careo, Stéphane Thiollier a ainsi récemment demandé à un responsable de zone de plancher sur la réorganisation de son réseau de vente et de préparer la négociation afin de rompre les contrats de certains agents commerciaux. Ensemble, ils ont réfléchi à cette rencontre importante. Puis le président a soutenu son responsable pendant les discussions. "De cette façon, il sera armé pour agir seul la prochaine fois", commente le dirigeant.
Isabelle Delon, quant à elle, a repris la main sur telle ou telle tâche qu’elle avait pourtant déléguée. Les intéressés étaient prévenus. "Le programme qui est sous ma responsabilité est stratégique. Je dois m’assurer que le projet ne dérive pas et que les délais sont tenus, se justifie-t-elle. Il faut encourager et aussi recadrer, sans paralyser, si l’on prévoit un pépin."
Tirez les leçons d’une délégation réussie
Confier une mission est aussi un test. Lorsque l’heureux élu s’en tire haut la main, la reconnaissance doit être au rendez-vous. Il est interdit, sous peine de susciter des rancœurs, de s’attribuer des mérites injustifiés. "Rendons à César ce qui est à César. L’équipe comme la hiérarchie doit savoir qui a fait quoi : c’est l’essence même de la délégation", résume Jacques Laverrière, consultant chez Demos. Actuel directeur du pôle recrutement chez Bernard Julhiet Group, Stéphane Gomez s’en est vu confier la restructuration il y a deux ans. Ce fut un vaste chantier, réalisé grâce à une équipe largement décentralisée et dotée de grandes responsabilités. "J’ai réussi parce que j’ai pu m’appuyer sur mes collaborateurs, analyse-t-il. A la fin, je leur ai rendu un hommage appuyé devant le comité de direction et j’ai demandé plusieurs promotions dans les mois qui ont suivi."
Si une délégation bien expliquée est un gage d’efficacité, c’est aussi un outil de gestion des ressources humaines. Car une mission réussie peut avoir vocation à entrer dans les attributions permanentes d’un salarié. L’entretien d’évaluation suivant sera alors l’occasion de formaliser ces nouvelles responsabilités.
Combattre les mangeurs de temps
Coups de fil, e-mails, déplacements, demandes de collaborateurs… A la longue, ces interruptions entament sérieusement la productivité. Il est heureusement possible de limiter leur effet chronophage.
La journée s’achève et la pile de dossiers qui s’entassent sur votre table n’a pas diminué d’un pouce. Entre les embouteillages du matin, les innombrables e-mails à traiter, le téléphone qui n’a pas arrêté de sonner et vos collègues qui continuent à prendre votre bureau pour le dernier salon où l’on cause, vous n’avez pas vu le temps passer. Sous leur aspect anodin, ces incontournables de la vie de bureau sont chronophages. Bonne nouvelle : on peut réduire radicalement leur impact. "Si 30 à 40% de l’emploi du temps d’un manager lui est dicté par des contraintes extérieures, le reste dépend de sa capacité à s’organiser", estime le coach Gérard Rodach, directeur du cabinet Dalett et auteur de l’ouvrage "Gérer son temps et ses priorités" (Eyrolles). Nos conseils pour triompher des ennemis des plannings bien tenus.
Refusez les mises en copie systématiques des e-mails
D’après un cabinet d’études américain, un cadre reçoit en moyenne 93 e-mails par jour. Un nombre bien trop élevé pour qu’il puisse tous les traiter, mais suffisant pour lui faire perdre le fil de ses priorités. Selon Gérard Rodach, seuls 30% des courriers reçus méritent vraiment d’être lus. Pour faire le tri, deux techniques. La première consiste à ne pas lire les messages au fur et à mesure qu’ils arrivent. Non seulement cela vous interrompra dans votre travail, mais vous risquez de vous déconcentrer car il vous faudra peut-être répondre à l’un d’eux. Adieu le dossier sur lequel vous planchiez ! Pour éviter de céder à la curiosité, désactivez le bip qui signale l’arrivée des courriers. Mieux vaut vous ménager des plages de temps dans la journée (tôt le matin, à l’heure du déjeuner ou le soir) que vous consacrerez exclusivement au traitement de vos e-mails. Commencez par les messages les plus récents : la plupart du temps, ils annulent ou remplacent ceux qui précèdent.
Autre méthode : celle de Jean-Marc Barki, P-DG de Sealock. Le dirigeant de ce fabricant de colles industrielles a réussi à réduire le volume de ses courriers en déclarant la guerre aux e-mails collectifs : "Je n’ai pas besoin d’être au courant de tout. S’il y a un incident au labo et qu’il a été correctement géré, inutile de m’en faire part en me mettant en copie. J’en serai de toute façon informé lors des comptes rendus hebdomadaires."
Enfin, gagnez du temps en organisant le classement automatique de vos courriers. Paramétrez votre boîte aux lettres de manière à ce que les messages qui arrivent soient classés directement dans des dossiers rangés par sujets, par dates ou par expéditeurs (en utilisant la fonction "Règles" d’Outlook). Quant aux e-mails qui n’entrent dans aucune catégorie prédéfinie, efforcez-vous de les traiter immédiatement en y répondant ou en les… supprimant.
Ne surfez sur le Web que si vous avez un but précis
James Rebours consacre rarement plus d’une demi-heure à trois-quarts d’heure par jour à la recherche d’informations sur Internet. Mais le patron de l’éditeur de jeux Sega France verrait probablement ce temps multiplié par deux s’il ne recourrait pas à quelques stratagèmes. "J’ai une centaine de favoris, structurés en arborescence. Ainsi, je n’ai pas à taper l’adresse d’un site à chaque fois que j’en ai besoin. Et pour effectuer une recherche sur Google, j’indique quatre ou cinq mots-clés à la fois. Ma demande étant plus précise, je me retrouve avec moins de résultats à consulter." D’autres astuces permettent de canaliser la puissance de ce moteur de recherche. Vous voulez limiter les réponses dans le temps ? L’option "recherche avancée" permet de les restreindre aux dernières vingt-quatre heures, à la semaine passée, au mois ou à l’année écoulés. Vous souhaitez vous cantonner au contenu d’un site en particulier (un média, une entreprise, un organisme) ? "Tapez “site:” et son nom de domaine, conseille Yannick Delsahut, consultant chez Orsys. Par exemple, si vous voulez savoir ce que le site du quotidien “Les Echos” a publié sur France Télécom, vous saisirez : “+France+telecom site : lesechos.fr”."
Filtrez vos appels téléphoniques ou écourtez-les
Même si l’e-mail a permis de réduire le volume des appels téléphoniques, ceux-ci demeurent nombreux : une bonne moitié des salariés français passerait une quarantaine de coups de fil par jour, soit plus de deux heures de communication ! Une stratégie de défense s’impose donc. Elle tient en deux mots : filtrer et écourter. Filtrer les appels, car vous perdrez moins de temps à laisser les messages s’accumuler (quitte à bloquer un moment de la journée pour y répondre) qu’à prendre les appels au fur et à mesure. Pour cela, pas d’autre choix que d’investir dans un téléphone qui affiche le numéro. "C’est tout sauf un gadget !" juge la consultante Nathalie Loux, créatrice du cabinet Synergie Communication. Si tous les mobiles sont aujourd’hui équipés de cette fonction, vous devrez peut-être insister pour obtenir un téléphone fixe qui en soit doté. Par ailleurs, prenez garde à soigner votre annonce de répondeur ou renvoyez les appels sur le numéro d’un collaborateur prêt à vous relayer.
Etant donné que vous ne pourrez pas toujours éviter de décrocher, apprenez à écourter les conversations. "N’hésitez pas à dire que vous disposez de peu de temps et proposez de rappeler à tel jour, à telle heure", reprend Nathalie Loux. Version plus abrupte : restez silencieux. Ne dites rien d’autre que des "hum" distants. Ou bien levez-vous : tout s’entend au téléphone, même un changement d’attitude. S’il vous sent moins disponible, votre interlocuteur abrégera.
Fermez votre porte pour ne pas être souvent dérangé
Jean-Marc Barki ne faisait pas exception à la règle qui prévaut chez la plupart des managers français : toutes les dix minutes, des collègues venaient dans son bureau lui demander quelque chose. Avec un effet désastreux sur sa concentration ! Jusqu’au jour où, après un réaménagement des locaux de Sealock, il s’est retrouvé au premier étage. "Au début, je n’ai pas apprécié le fait d’être séparé de mes équipes. Mais je me suis finalement rendu compte que j’étais bien plus tranquille et productif."
Pour ceux qui ont une pièce pour eux seuls, le procédé classique de la porte fermée a fait ses preuves. Si l’on vient quand même vous interrompre, jugez de l’urgence de la demande en posant deux ou trois brèves questions : cela peut-il attendre ? Suis-je la seule personne capable d’intervenir ? Combien de temps faut-il pour régler le problème ? Evitez le "non" brutal qui laissera votre interlocuteur sans réponse. Et proposez toujours un créneau pour en discuter : "Je passe te voir à 17 heures." Puis tenez votre promesse.
Limitez vos trajets en regroupant vos déplacements
Que de temps perdu pour seulement deux ou trois heures de réunion ! Les trajets jusqu’à la gare ou l’aéroport, les attentes dans les halls d’embarquement, le voyage lui-même… S’il est difficile de raccourcir ces durées, on peut en revanche les mettre à profit pour travailler. Dans les aéroports, les salons business des principales compagnies aériennes multiplient les services pour permettre au cadre pressé de travailler comme s’il était au bureau. Le Wi-Fi a fait son apparition dans les gares. Bientôt, il équipera les wagons première classe des TGV. Vous pouvez donc faire un vrai choix entre le train et l’avion pour vos déplacements en France. En gardant à l’esprit que la rapidité n’est pas forcément le meilleur critère à prendre en compte. "Il faut aussi déterminer quel moyen de transport sera le moins fatigant, et lequel vous permettra de bûcher le plus efficacement", avertit Nathalie Loux.
Dans la mesure du possible, essayez de regrouper vos déplacements. "Je m’efforce d’avoir plusieurs rendez-vous dans une même zone géographique, explique David Naïm, directeur associé de Greenwich Consulting. Par exemple, je voyage en Allemagne et en Grande-Bretagne sans repasser par Paris." Un bon moyen d’éviter de faire continuellement la navette.
A l’heure des nouvelles technologies, il faut également se poser la question de savoir si telle réunion prévue à l’autre bout de la ville, du pays ou du monde est vraiment indispensable. "J’arrive aujourd’hui à remplacer un voyage sur deux par une conférence téléphonique", se félicite David Naïm, qui partait tous les mois rencontrer ses associés européens. La visioconférence – le son et l’image – et la téléprésence permettent de tenir des réunions à distance sans que la qualité du travail en soit affectée.
Faites tenir vos déjeuners de travail sur une heure maxi
Les déjeuners d’affaires à rallonge sont passés de mode. Pourtant, un quart des cadres consacrent encore plus d’une heure et demie au repas de la mi-journée. Une perte de temps, alors qu’il est facile de trouver d’excellentes tables dont les menus business sont conçus pour être dégustés en une heure. Par ailleurs, vous ne serez plus considéré comme un rustre si vous abordez le sujet du rendez-vous dès l’entrée. Pour être certain de ne pas traîner à table, James Rebours, le patron de Sega France, envoie ses invitations à déjeuner via Outlook avec un créneau horaire défini. "Ainsi, mon interlocuteur sait exactement à quoi s’en tenir." Plus rapides et moins formels, les petits déjeuners ont de plus en plus le vent en poupe. Là, tout le monde fait en sorte d’être au bureau à 10 heures.
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Re: Les secrets des managers efficaces
by wafa Tue 4 May - 23:52
Raccourcir et densifier les réunions
Non seulement votre entreprise souffre de réunionnite aiguë, mais en plus ces rencontres débouchent rarement sur des décisions concrètes. Voici comment changer vos habitudes pour gagner en productivité.
Vous avez le sentiment de passer vos journées en réunion ? Quelques techniques simples permettent de les rendre plus courtes et plus efficaces. "Avant tout, demandez-vous si le sujet justifie de rassembler vos collaborateurs, martèle Didier Noyé, auteur de “Réussir vos réunions” (Insep Consulting Editions). S’il s’agit juste de leur donner une information, un courriel suffit." Les réunir demeure indispensable pour coordonner leurs actions, faire jaillir des idées ou tisser des liens entre eux. Mais, dans ce cas, soyez inflexible sur l’horaire : commencer à l’heure est le meilleur moyen de conclure dans les temps, et tant pis pour les retardataires. Ensuite ? C’est votre talent d’animateur qui devra faire la différence.
Préparez avec soin l’ordre du jour de la rencontre
Si l’on considère le salaire horaire des participants, une réunion représente un sacré investissement pour l’entreprise ! "C’est pourquoi on ne se rassemble pas pour le plaisir, mais dans un but précis", rappelle Jacques Laverrière, consultant chez Demos. A vous de formuler clairement ce que vous attendez de cette rencontre et de prévoir des rendez-vous ultérieurs pour développer tout ce qui n’aurait pas de lien direct avec le thème du jour. Notez les points à aborder : quoi ? avec qui ? combien ? quand ? où ? Précisez le déroulé de la réunion dans un ordre du jour que vous enverrez aux intéressés avant la date retenue. Marc Fiorentino, président d’Euroland Finance (ingénierie financière), rassemble entre six et dix collaborateurs deux fois par semaine. "Ils sont prévenus du thème au moins deux jours à l’avance. Et je collecte toutes les informations sur le sujet que nous allons aborder afin d’en rédiger une synthèse qui leur est distribuée au début du meeting."
Pour que les débats soient constructifs, inutile de rassembler trop de monde. On ne sollicite pas quelqu’un simplement pour le tenir informé ou pour ménager sa susceptibilité : il faut que sa compétence puisse aider à la résolution du problème. Lionel Bieder, fondateur de l’entreprise de nettoyage Augias, convoque ainsi rarement ses dix directeurs ensemble. "Lorsque nous avons un défi précis à relever chez un client ou que nous rencontrons une difficulté technique, je ne fais signe qu’aux trois ou quatre personnes capables d’agir concrètement." Et les autres lui en savent gré.
Animez les débats et incitez chacun à y prendre part
Rien de pire qu’un timing qui dérape. Car le rythme est la clé de l’efficacité. "Découpez l’ordre du jour en tronçons : dix minutes pour la présentation, dix minutes pour un tour de table et vingt minutes de débats, par exemple", recommande Didier Noyé. Le truc pour être certain de finir à l’heure ? Organiser la réunion avant le déjeuner ! Surtout, évitez l’heure de la digestion et le vendredi en fin d’après-midi, lorsque les gens ont la tête ailleurs. La durée dépend bien sûr du sujet abordé. Sachez cependant qu’il est difficile de rester productif au-delà d’une heure et demie. Mais même une réunion brève peut devenir soporifique si on n’y prend garde. A vous de capter l’attention des personnes présentes et de susciter les interventions. Commencez par soigner votre attaque. "Racontez un événement marquant, révélez les résultats d’un sondage ou d’une étude", suggère Bruno Barjou, auteur de "Bien conduire et animer vos réunions" (Territorial éditions). Embrayez sur les objectifs à atteindre. Après avoir présenté le sujet, donnez votre sentiment personnel, puis incitez aux échanges.
Certains participants restent en retrait ? Constituez des sous-groupes de trois ou quatre personnes pendant quelques minutes afin de permettre aux timides de s’exprimer. "Demandez-leur leur avis, poursuit le consultant. Notez les idées de chacun sur un tableau pour capter l’attention et recentrer le débat lorsque les participants s’éloignent du sujet." N’hésitez pas non plus à expliciter systématiquement les notions complexes : tout le monde n’est pas censé savoir ce qu’est une technique de "push en B2B", par exemple…
Attention enfin à ne pas vous réfugier derrière votre documentation. Les présentations PowerPoint, indispensables lorsqu’il faut fournir des chiffres ou un graphique, ont vite fait de lasser tout le monde. "Je réserve les slides à mon comité de direction, explique François Fay, directeur administratif et financier chez Fiat France, en veillant toujours à enrichir ces informations oralement. Avec ma propre équipe, je les évite car cela prend trop de temps." Malgré vos efforts, vos réunions semblent ronronner ? Changez vos habitudes ! Trouvez une nouvelle salle, passez par exemple d’une table en U à une table ronde. Une modification toute simple dans les modalités d’un rendez-vous récurrent peut suffire à en réveiller l’atmosphère et à susciter de nouvelles idées.
Avant de conclure, récapitulez les avancées obtenues
Gardez en tête qu’une réunion doit déboucher sur des actions concrètes. "En France, on s’accommode trop souvent du “on y réfléchit puis on en reparle.” Il faut trancher pendant la séance, quitte à corriger le tir par la suite", conseille Bruno Barjou. Veillez à écouter tous les points de vue pour ne pas créer de frustration. Le ton monte ? "Les coups de gueule font parfois du bien, reconnaît Jacques Laverrière, du groupe Demos. Mais pour ramener le calme et recentrer le débat, faites le point sur les zones d’accord ou de désaccord des uns et des autres." L’essentiel est de montrer à la minorité que son opinion aussi est prise en compte.
Après avoir régulièrement fait la synthèse des progrès accomplis pendant la séance, concluez en laissant le sentiment que la réunion est un succès et a apporté quelque chose à chaque personne présente. Insistez sur les avancées. Puis faites valider cette conclusion par tous au moyen d’un ultime et rapide tour de table. Une fois que vous avez remercié les participants et pris congé, rédigez «à chaud» un compte rendu. Ce «relevé de décisions» reprendra les étapes du plan d’action mis au point : les tâches prévues, le nom des responsables de leur exécution, les moyens nécessaires et, bien sûr, les échéances fixées. Un pensum ? Pas forcément. Sachez qu’en la matière l’utilisation du style télégraphique facilitera aussi bien la lecture que la mémorisation de votre note.
Non seulement votre entreprise souffre de réunionnite aiguë, mais en plus ces rencontres débouchent rarement sur des décisions concrètes. Voici comment changer vos habitudes pour gagner en productivité.
Vous avez le sentiment de passer vos journées en réunion ? Quelques techniques simples permettent de les rendre plus courtes et plus efficaces. "Avant tout, demandez-vous si le sujet justifie de rassembler vos collaborateurs, martèle Didier Noyé, auteur de “Réussir vos réunions” (Insep Consulting Editions). S’il s’agit juste de leur donner une information, un courriel suffit." Les réunir demeure indispensable pour coordonner leurs actions, faire jaillir des idées ou tisser des liens entre eux. Mais, dans ce cas, soyez inflexible sur l’horaire : commencer à l’heure est le meilleur moyen de conclure dans les temps, et tant pis pour les retardataires. Ensuite ? C’est votre talent d’animateur qui devra faire la différence.
Préparez avec soin l’ordre du jour de la rencontre
Si l’on considère le salaire horaire des participants, une réunion représente un sacré investissement pour l’entreprise ! "C’est pourquoi on ne se rassemble pas pour le plaisir, mais dans un but précis", rappelle Jacques Laverrière, consultant chez Demos. A vous de formuler clairement ce que vous attendez de cette rencontre et de prévoir des rendez-vous ultérieurs pour développer tout ce qui n’aurait pas de lien direct avec le thème du jour. Notez les points à aborder : quoi ? avec qui ? combien ? quand ? où ? Précisez le déroulé de la réunion dans un ordre du jour que vous enverrez aux intéressés avant la date retenue. Marc Fiorentino, président d’Euroland Finance (ingénierie financière), rassemble entre six et dix collaborateurs deux fois par semaine. "Ils sont prévenus du thème au moins deux jours à l’avance. Et je collecte toutes les informations sur le sujet que nous allons aborder afin d’en rédiger une synthèse qui leur est distribuée au début du meeting."
Pour que les débats soient constructifs, inutile de rassembler trop de monde. On ne sollicite pas quelqu’un simplement pour le tenir informé ou pour ménager sa susceptibilité : il faut que sa compétence puisse aider à la résolution du problème. Lionel Bieder, fondateur de l’entreprise de nettoyage Augias, convoque ainsi rarement ses dix directeurs ensemble. "Lorsque nous avons un défi précis à relever chez un client ou que nous rencontrons une difficulté technique, je ne fais signe qu’aux trois ou quatre personnes capables d’agir concrètement." Et les autres lui en savent gré.
Animez les débats et incitez chacun à y prendre part
Rien de pire qu’un timing qui dérape. Car le rythme est la clé de l’efficacité. "Découpez l’ordre du jour en tronçons : dix minutes pour la présentation, dix minutes pour un tour de table et vingt minutes de débats, par exemple", recommande Didier Noyé. Le truc pour être certain de finir à l’heure ? Organiser la réunion avant le déjeuner ! Surtout, évitez l’heure de la digestion et le vendredi en fin d’après-midi, lorsque les gens ont la tête ailleurs. La durée dépend bien sûr du sujet abordé. Sachez cependant qu’il est difficile de rester productif au-delà d’une heure et demie. Mais même une réunion brève peut devenir soporifique si on n’y prend garde. A vous de capter l’attention des personnes présentes et de susciter les interventions. Commencez par soigner votre attaque. "Racontez un événement marquant, révélez les résultats d’un sondage ou d’une étude", suggère Bruno Barjou, auteur de "Bien conduire et animer vos réunions" (Territorial éditions). Embrayez sur les objectifs à atteindre. Après avoir présenté le sujet, donnez votre sentiment personnel, puis incitez aux échanges.
Certains participants restent en retrait ? Constituez des sous-groupes de trois ou quatre personnes pendant quelques minutes afin de permettre aux timides de s’exprimer. "Demandez-leur leur avis, poursuit le consultant. Notez les idées de chacun sur un tableau pour capter l’attention et recentrer le débat lorsque les participants s’éloignent du sujet." N’hésitez pas non plus à expliciter systématiquement les notions complexes : tout le monde n’est pas censé savoir ce qu’est une technique de "push en B2B", par exemple…
Attention enfin à ne pas vous réfugier derrière votre documentation. Les présentations PowerPoint, indispensables lorsqu’il faut fournir des chiffres ou un graphique, ont vite fait de lasser tout le monde. "Je réserve les slides à mon comité de direction, explique François Fay, directeur administratif et financier chez Fiat France, en veillant toujours à enrichir ces informations oralement. Avec ma propre équipe, je les évite car cela prend trop de temps." Malgré vos efforts, vos réunions semblent ronronner ? Changez vos habitudes ! Trouvez une nouvelle salle, passez par exemple d’une table en U à une table ronde. Une modification toute simple dans les modalités d’un rendez-vous récurrent peut suffire à en réveiller l’atmosphère et à susciter de nouvelles idées.
Avant de conclure, récapitulez les avancées obtenues
Gardez en tête qu’une réunion doit déboucher sur des actions concrètes. "En France, on s’accommode trop souvent du “on y réfléchit puis on en reparle.” Il faut trancher pendant la séance, quitte à corriger le tir par la suite", conseille Bruno Barjou. Veillez à écouter tous les points de vue pour ne pas créer de frustration. Le ton monte ? "Les coups de gueule font parfois du bien, reconnaît Jacques Laverrière, du groupe Demos. Mais pour ramener le calme et recentrer le débat, faites le point sur les zones d’accord ou de désaccord des uns et des autres." L’essentiel est de montrer à la minorité que son opinion aussi est prise en compte.
Après avoir régulièrement fait la synthèse des progrès accomplis pendant la séance, concluez en laissant le sentiment que la réunion est un succès et a apporté quelque chose à chaque personne présente. Insistez sur les avancées. Puis faites valider cette conclusion par tous au moyen d’un ultime et rapide tour de table. Une fois que vous avez remercié les participants et pris congé, rédigez «à chaud» un compte rendu. Ce «relevé de décisions» reprendra les étapes du plan d’action mis au point : les tâches prévues, le nom des responsables de leur exécution, les moyens nécessaires et, bien sûr, les échéances fixées. Un pensum ? Pas forcément. Sachez qu’en la matière l’utilisation du style télégraphique facilitera aussi bien la lecture que la mémorisation de votre note.
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Re: Les secrets des managers efficaces
by wafa Wed 5 May - 0:00
Bien classer pour ne rien oublier
Le fouillis est générateur de stress et fait perdre du temps. Facilitez-vous le travail en mettant un peu d’ordre.
Les managers allemands ont la réputation d’être aussi compétents que méthodiques. Eh bien sachez que, contrairement à cette idée reçue, ils perdraient en moyenne 150 heures par an à tenter de retrouver un document égaré. Vous ne travaillez pas outre-Rhin ? Certes, mais êtes-vous pour autant irréprochable en matière d’organisation ? Ranger son bureau dans les règles de l’art limite le stress et fait gagner un temps considérable. "S’il vous faut plus d’une minute pour récupérer un dossier sur votre bureau ou sur votre PC, vous trouverez de mauvaises façons de contourner la difficulté : interrompre un collaborateur pour lui demander son fichier, par exemple, ou vous laisser distraire par d’autres papiers entassés. Résultat : vous perdrez encore plus de temps et en ferez perdre aux autres", indique Laurence Einfalt, fondatrice de Jara, le premier cabinet français spécialisé dans l’organisation personnelle.
Un bureau en ordre, c’est aussi une question d’image. Votre hiérarchie et vos collègues sont sensibles aux apparences. Votre espace professionnel ressemble à un champ de bataille ? Ils penseront peut-être que ce fouillis reflète celui qui règne dans votre tête. Un environnement net vous fera au contraire apparaître comme un collaborateur fiable et performant. Alors, prêt à effectuer un grand tri ?
Soyez minimaliste et préférez votre PC au papier
Votre objectif ? Ne conserver sur votre plan de travail que le strict minimum utile au quotidien. A savoir : un ordinateur, un téléphone, un pot à crayons, un bloc-notes, un classeur avec vos documents de référence (annuaire interne, liste de prix…), une ou deux chemises contenant les dossiers en cours et trois bannettes… C’est tout. "Dans la première bannette, que l’on peut comparer à la boîte de réception de votre messagerie électronique, mettez, en vrac, tout ce que vous recevez sous forme papier, conseille Laurence Einfalt. Dans la bannette n° 2, placez tous les documents qui nécessitent une action de votre part, de type signature ou courrier. Dans la bannette n° 3, rangez les documents pour lesquels vous attendez une réponse." Pour réussir à faire le vide, partez à la chasse au papier : dès que vous avez des feuilles entre les mains, décidez immédiatement de ce que vous allez en faire. Vous êtes tenté de les conserver ? Demandez-vous à quelle occasion vous allez vraiment en avoir besoin. Si la réponse n’est pas évidente, jetez-les sans états d’âme. En ce qui concerne votre ordinateur, deux règles d’or : on n’imprime pas des captures d’écran de sites Internet, on met à jour sa liste de favoris. Dans une optique "zéro papier", oubliez également la multitude de Post-it collés au bord de votre moniteur, que l’on finit par ne plus voir. A la place, optez pour une "to do list" à garder sous les yeux ou, mieux, utilisez le gestionnaire de tâches de votre smartphone.
Rangez chaque chose en fonction de son utilisation
La deuxième grande règle à suivre pour avoir un bureau ordonné, c’est de ranger ses affaires en fonction de leur fréquence d’utilisation. Les tiroirs qui sont à portée de main doivent accueillir les dossiers en cours et les objets courants. Réservez-en deux pour les fournitures : stylos, agrafeuse, ciseaux, calculatrice dans l’un ; enveloppes, timbres, papier à en-tête et cartes de visite dans l’autre. Stockez un peu plus loin de vous ce dont vous n’avez pas besoin au quotidien. Dans les armoires, par exemple, placez la documentation (dictionnaires, manuels, revues professionnelles…) dont vous faites usage de temps en temps. Si vous travaillez en open space, informez-en vos collègues afin qu’ils sachent où sont rangés les ouvrages qu’ils seraient susceptibles de consulter.
Veillez ensuite à ne rien entasser. "La nature ayant horreur du vide, on a tendance à envahir tout le volume dont on dispose, explique Pierre Bouchet, directeur associé de Génie des lieux, un cabinet de conseil en organisation. C’est pourquoi il faut limiter son espace de rangement." Cette rigueur est de toute façon indispensable dans les entreprises qui mettent en place des "espaces collaboratifs". Il s’agit d’un nouveau mode de répartition des bureaux venu des grands cabinets de conseil, à mi-chemin entre la pièce individuelle et l’open space. Dans cette configuration, une salle est attribuée à une équipe qui travaille sur un projet. L’armoire individuelle tend à disparaître : les dossiers sont communs à tous les collaborateurs. Les documents et objets personnels sont rangés dans un caisson à roulettes, qui sera déplacé au gré des besoins. Impossible, dans ces conditions, de laisser traîner ses affaires.
Classez selon une logique adaptée à votre activité
Certains métiers, notamment ceux de la comptabilité, de l’immobilier, du juridique ou des ressources humaines, engendrent des archives importantes. Dans ce cas, des espaces de stockage collectifs et mutualisés sont prévus. Mais si vous exercez une autre profession, vous devrez mettre au point votre propre méthode de classement. Ordre chronologique ou alphabétique ? Tout dépend de votre activité. Pour Laurence Einfalt, la bonne méthode ne doit pas se contenter de solliciter la mémoire, mais d’abord répondre à une certaine logique. "Pour un classement opérationnel, inspirez-vous de celui de votre PC. N’allez pas au-delà de quatre niveaux d’arborescence : on oublie vite l’existence d’un sous-sous-sous-dossier." Pour bien faire, définissez des codes couleur. Juriste dans la banque, Antoine Chabert utilise ainsi pour chaque type d’archive des chemises aux nuances tranchées : en bleu, les "nouveaux produits" ; en rouge, la "conformité" ; en vert, les "procédures" ; en jaune, la "gestion courante". "Je suis plutôt un visuel, explique-t-il. Le classement par couleurs me fait gagner un temps fou."
Faites place nette tous les soirs avant de partir
En dépit de vos bonnes résolutions, votre bureau s’est laissé gagner par la paperasse en une journée ? Prenez cinq minutes pour faire place nette avant de le quitter. Cette petite contrainte, qui deviendra vite une habitude, vous aidera à démarrer plus rapidement le lendemain. "Je vide ma table chaque soir comme si je devais ne jamais revenir, raconte Vanessa Morand, acheteuse dans le BTP. Mettre de l’ordre en partant me permet de jauger le travail accompli et de déterminer mes priorités. Et arriver dans un endroit propre le matin me donne la pêche."
Ce sont parfois les entreprises elles-mêmes qui imposent une telle discipline, souvent pour prévenir l’espionnage industriel. Ainsi, chez certains fournisseurs du ministère de la Défense, tout papier retrouvé sur un bureau finit sur celui du patron et vaut un blâme à son propriétaire. A la Société générale, les mesures de confidentialité ont aussi été renforcées depuis l’affaire Jérôme Kerviel. Rien n’est supposé rester sur les bureaux après le départ des salariés. Parfois, les initiatives individuelles ne suffisent pas pour assurer un rangement optimal. Dans ce cas, n’hésitez pas à interroger les services centraux : il existe peut-être des procédures que vous ne soupçonnez pas et qui ne demandent qu’à être appliquées.
Le fouillis est générateur de stress et fait perdre du temps. Facilitez-vous le travail en mettant un peu d’ordre.
Les managers allemands ont la réputation d’être aussi compétents que méthodiques. Eh bien sachez que, contrairement à cette idée reçue, ils perdraient en moyenne 150 heures par an à tenter de retrouver un document égaré. Vous ne travaillez pas outre-Rhin ? Certes, mais êtes-vous pour autant irréprochable en matière d’organisation ? Ranger son bureau dans les règles de l’art limite le stress et fait gagner un temps considérable. "S’il vous faut plus d’une minute pour récupérer un dossier sur votre bureau ou sur votre PC, vous trouverez de mauvaises façons de contourner la difficulté : interrompre un collaborateur pour lui demander son fichier, par exemple, ou vous laisser distraire par d’autres papiers entassés. Résultat : vous perdrez encore plus de temps et en ferez perdre aux autres", indique Laurence Einfalt, fondatrice de Jara, le premier cabinet français spécialisé dans l’organisation personnelle.
Un bureau en ordre, c’est aussi une question d’image. Votre hiérarchie et vos collègues sont sensibles aux apparences. Votre espace professionnel ressemble à un champ de bataille ? Ils penseront peut-être que ce fouillis reflète celui qui règne dans votre tête. Un environnement net vous fera au contraire apparaître comme un collaborateur fiable et performant. Alors, prêt à effectuer un grand tri ?
Soyez minimaliste et préférez votre PC au papier
Votre objectif ? Ne conserver sur votre plan de travail que le strict minimum utile au quotidien. A savoir : un ordinateur, un téléphone, un pot à crayons, un bloc-notes, un classeur avec vos documents de référence (annuaire interne, liste de prix…), une ou deux chemises contenant les dossiers en cours et trois bannettes… C’est tout. "Dans la première bannette, que l’on peut comparer à la boîte de réception de votre messagerie électronique, mettez, en vrac, tout ce que vous recevez sous forme papier, conseille Laurence Einfalt. Dans la bannette n° 2, placez tous les documents qui nécessitent une action de votre part, de type signature ou courrier. Dans la bannette n° 3, rangez les documents pour lesquels vous attendez une réponse." Pour réussir à faire le vide, partez à la chasse au papier : dès que vous avez des feuilles entre les mains, décidez immédiatement de ce que vous allez en faire. Vous êtes tenté de les conserver ? Demandez-vous à quelle occasion vous allez vraiment en avoir besoin. Si la réponse n’est pas évidente, jetez-les sans états d’âme. En ce qui concerne votre ordinateur, deux règles d’or : on n’imprime pas des captures d’écran de sites Internet, on met à jour sa liste de favoris. Dans une optique "zéro papier", oubliez également la multitude de Post-it collés au bord de votre moniteur, que l’on finit par ne plus voir. A la place, optez pour une "to do list" à garder sous les yeux ou, mieux, utilisez le gestionnaire de tâches de votre smartphone.
Rangez chaque chose en fonction de son utilisation
La deuxième grande règle à suivre pour avoir un bureau ordonné, c’est de ranger ses affaires en fonction de leur fréquence d’utilisation. Les tiroirs qui sont à portée de main doivent accueillir les dossiers en cours et les objets courants. Réservez-en deux pour les fournitures : stylos, agrafeuse, ciseaux, calculatrice dans l’un ; enveloppes, timbres, papier à en-tête et cartes de visite dans l’autre. Stockez un peu plus loin de vous ce dont vous n’avez pas besoin au quotidien. Dans les armoires, par exemple, placez la documentation (dictionnaires, manuels, revues professionnelles…) dont vous faites usage de temps en temps. Si vous travaillez en open space, informez-en vos collègues afin qu’ils sachent où sont rangés les ouvrages qu’ils seraient susceptibles de consulter.
Veillez ensuite à ne rien entasser. "La nature ayant horreur du vide, on a tendance à envahir tout le volume dont on dispose, explique Pierre Bouchet, directeur associé de Génie des lieux, un cabinet de conseil en organisation. C’est pourquoi il faut limiter son espace de rangement." Cette rigueur est de toute façon indispensable dans les entreprises qui mettent en place des "espaces collaboratifs". Il s’agit d’un nouveau mode de répartition des bureaux venu des grands cabinets de conseil, à mi-chemin entre la pièce individuelle et l’open space. Dans cette configuration, une salle est attribuée à une équipe qui travaille sur un projet. L’armoire individuelle tend à disparaître : les dossiers sont communs à tous les collaborateurs. Les documents et objets personnels sont rangés dans un caisson à roulettes, qui sera déplacé au gré des besoins. Impossible, dans ces conditions, de laisser traîner ses affaires.
Classez selon une logique adaptée à votre activité
Certains métiers, notamment ceux de la comptabilité, de l’immobilier, du juridique ou des ressources humaines, engendrent des archives importantes. Dans ce cas, des espaces de stockage collectifs et mutualisés sont prévus. Mais si vous exercez une autre profession, vous devrez mettre au point votre propre méthode de classement. Ordre chronologique ou alphabétique ? Tout dépend de votre activité. Pour Laurence Einfalt, la bonne méthode ne doit pas se contenter de solliciter la mémoire, mais d’abord répondre à une certaine logique. "Pour un classement opérationnel, inspirez-vous de celui de votre PC. N’allez pas au-delà de quatre niveaux d’arborescence : on oublie vite l’existence d’un sous-sous-sous-dossier." Pour bien faire, définissez des codes couleur. Juriste dans la banque, Antoine Chabert utilise ainsi pour chaque type d’archive des chemises aux nuances tranchées : en bleu, les "nouveaux produits" ; en rouge, la "conformité" ; en vert, les "procédures" ; en jaune, la "gestion courante". "Je suis plutôt un visuel, explique-t-il. Le classement par couleurs me fait gagner un temps fou."
Faites place nette tous les soirs avant de partir
En dépit de vos bonnes résolutions, votre bureau s’est laissé gagner par la paperasse en une journée ? Prenez cinq minutes pour faire place nette avant de le quitter. Cette petite contrainte, qui deviendra vite une habitude, vous aidera à démarrer plus rapidement le lendemain. "Je vide ma table chaque soir comme si je devais ne jamais revenir, raconte Vanessa Morand, acheteuse dans le BTP. Mettre de l’ordre en partant me permet de jauger le travail accompli et de déterminer mes priorités. Et arriver dans un endroit propre le matin me donne la pêche."
Ce sont parfois les entreprises elles-mêmes qui imposent une telle discipline, souvent pour prévenir l’espionnage industriel. Ainsi, chez certains fournisseurs du ministère de la Défense, tout papier retrouvé sur un bureau finit sur celui du patron et vaut un blâme à son propriétaire. A la Société générale, les mesures de confidentialité ont aussi été renforcées depuis l’affaire Jérôme Kerviel. Rien n’est supposé rester sur les bureaux après le départ des salariés. Parfois, les initiatives individuelles ne suffisent pas pour assurer un rangement optimal. Dans ce cas, n’hésitez pas à interroger les services centraux : il existe peut-être des procédures que vous ne soupçonnez pas et qui ne demandent qu’à être appliquées.
Last edited by wafa on Wed 5 May - 18:57; edited 1 time in total
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Re: Les secrets des managers efficaces
by wafa Wed 5 May - 0:08
Mieux tirer parti des outils high-tech
Le Web regorge de sites et de petits programmes, souvent gratuits, dont le but est de vous faciliter la tâche au bureau. Parmi une offre pléthorique, nous avons sélectionné les meilleurs du genre.
"Agreeadate.com ? Ce site, gratuit, est si facile à utiliser que sa notoriété enfle à toute vitesse !" s’exclame Julien Truchaud. Aujourd’hui, le directeur du développement des RH de Coty (parfumerie) n’organise plus une réunion sans y recourir : il lui suffit de lancer une invitation en ligne aux futurs participants. Ces derniers précisent alors leurs disponibilités, qui s’affichent sous forme de tableau, permettant de déterminer d’un coup d’œil le meilleur créneau pour tout le monde. Un exemple concret du précieux gain de temps qu’offre l’emploi d’un logiciel adéquat. Si vous êtes du genre à n’allumer votre PC que pour répondre à un e-mail, préparer des slides ou bâtir un tableau Excel, nos conseils vous aideront à vous constituer une boîte à outils informatiques dont vous ne pourrez plus vous passer.
Réunions : avec Internet, facilitez leur organisation
Pour le choix du jour et de l’heure, Agreeadate.com se révèle, on l’a vu, très efficace. Mais si vous devez caler une téléconférence avec des interlocuteurs de plusieurs pays, un autre site vous aidera à résoudre au mieux le casse-tête des fuseaux horaires : Timeanddate.com. Sur la page d’accueil, cliquez sur "The World Clock", puis sur "Meeting Planner". Vous devez alors indiquer la localisation des participants et la date du rendez-vous. Un clic plus tard, le site affiche les heures les plus pertinentes.
Afin de peaufiner vos arguments pour la réunion, pourquoi ne pas mener une enquête d’opinion avant les débats ? Toujours gratuit, le site SurveyMonkey.com permet de réaliser des sondages express auprès d’un nombre d’internautes statistiquement représentatifs. Le site vous aide à formuler vos questions, qui peuvent ensuite être expédiées par e-mail ou apparaître sur votre blog. Votre échantillon est trop faible ? Utilisez la mailing liste qui est mise à votre disposition. Le site vous aidera à transformer les données obtenues en graphiques ou en tableaux facilement compréhensibles.
Aide-mémoire : affichez des Post-it virtuels à l’écran
Des Post-it collés sur le bord de l’écran donnent à votre bureau un aspect négligé, sans compter qu’ils risquent de se décoller et de se perdre. Si toutefois vous ne pouvez pas vous passer de ces aide-mémoire, adoptez leur version électronique. Post-It Software Notes Lite permet d’afficher des papillons jaunes sur l’écran de son PC. Ceux-ci pourront contenir des liens hypertextes et même des images. Mieux : vous pouvez leur demander de sonner à l’heure de votre choix.
Planning : gérez mieux votre agenda grâce à des alertes
Voici une petite astuce qui permettra aux utilisateurs de Google Agenda d’entamer chaque journée avec les idées claires. Peut-être l’ignorez-vous, mais il est possible de recevoir une alerte par e-mail quelques minutes avant le début d’un événement (très utile lorsqu’on n’est pas devant son écran mais qu’on dispose d’un smartphone, par exemple). Il suffit pour cela de cliquer sur l’événement concerné et dans le menu "Options" d’activer "Ajouter un rappel". Vous pouvez même recevoir à l’aube (toujours par e-mail) le planning complet de la journée qui commence. Pour cela, cliquez sur "Paramètres" dans la colonne située à gauche de l’interface. Dans le nouveau menu, cliquez sur "Agenda", puis sur "Notifications". Là, cochez la case "Planning quotidien". Votre agenda papier vient subitement de prendre un sacré coup de vieux.
Comptes rendus : automatisez vos résumés de texte
Voici le site qu’on aurait tous rêvé d’utiliser pendant nos études. Greatsummary.com propose de résumer à votre place les textes les plus longs ! Sur la page d’accueil, cliquez sur "Go to Document Summarization". Copiez ensuite votre document dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez en combien de phrases vous souhaitez qu’il soit synthétisé… et c’est tout. Le site identifie alors les phrases et les mots-clés qui semblent avoir le plus d’importance et se concentre sur eux. Bien qu’en anglais, il fonctionne aussi avec des articles en français (les accents disparaîtront au passage). Le résultat n’est certes pas parfait mais peut vous permettre d’économiser de précieuses minutes.
Revue de Web : personnalisez vos pages d’accueil
Plutôt que de surfer de site en site, laissez les informations qui vous intéressent venir à vous. Deux services concurrents proposent de vous créer une page d’accueil personnalisée. Le premier, Netvibes, est sans conteste le plus réussi visuellement. Très simple d’accès, il vous aide à afficher sur un seul écran les news de votre quotidien préféré, la météo du jour, les horaires de cinéma, un résumé de vos pages Facebook ou Twitter ainsi que vos mails. Vous avez également la possibilité de paramétrer un tableau de bord afin d’effectuer une veille automatique sur vos sujets préférés. Inutile de s’y connaître en informatique : le mode d’emploi est évident même pour un néophyte. Son rival, bien que moins abouti, est une fois de plus Google, qui propose avec iGoogle un service assez comparable.
Vous consultez chaque jour plusieurs blogs ? Adoptez alors, si ce n’est déjà fait, les "fils RSS". En clair, il s’agit de permettre aux dernières mises à jour effectuées par l’auteur du blog d’apparaître directement dans vos marque-pages. Pour cela, repérez le petit carré orange qui figure le plus souvent en haut de la page d’accueil de vos sites favoris. Cliquez dessus et laissez-vous guider par les instructions.
Enfin, si vous êtes un gros consommateur de presse, sachez qu’il existe depuis septembre un nouveau moteur de recherche spécialisé, baptisé Pikanews.com, qui indexe le contenu de journaux de plusieurs pays d’Europe. Il propose d’effectuer des requêtes par pays, par date, par thème ou par type de source, mais aussi de créer des alertes par mots-clés. Le moteur recherche du texte et des extraits audio et vidéo. Dans la majorité des cas, Pikanews vous renverra vers des sites payants, mais vous saurez alors si l’article est une simple brève ou une pleine page et si cela vaut la peine de sortir votre carte bancaire. Enfin, vous pourrez décider d’acheter en ligne le numéro complet dont il est issu, en version papier ou numérique lorsqu’elle existe.
Recherche : offrez la puissance de Google à votre PC
Sachez que vous pouvez disposer de la puissance de Google pour effectuer des recherches parmi les fichiers de votre propre disque dur. Il suffit pour cela d’installer Google Desktop. Tapez ensuite votre mot-clé : le moteur ira fouiller à la fois sur Internet, dans vos fichiers et parmi vos e-mails. "Je le recommande particulièrement aux gens désordonnés, glisse un consultant d’Accenture. Mais c’est tellement efficace que ça ne les encouragera pas à s’améliorer sur ce point !"
Messagerie instantanée : créez un compte pro
Se brancher sur MSN pour le boulot ? Et pourquoi pas ? On peut s’y exprimer autrement qu’en langage SMS ponctués de "LOL !". A mi-chemin entre le téléphone et les e-mails, les messageries instantanées telles que MSN, Gmail ou Yahoo! Messenger permettent de connaître à tout moment la disponibilité de vos collègues, d’effectuer de rapides échanges verbaux et même de transmettre des pièces jointes. Très pratique pour demander un renseignement ponctuel ou avertir les participants du démarrage d’une réunion. La mise en œuvre est aisée, il suffit que chacun crée un nouveau compte – professionnel – afin que personne ne soit dérangé à longueur de temps par son réseau de contacts personnels. Attention cependant à la confidentialité des échanges, qui n’est pas garantie, et à l’orthographe qui, lorsqu’elle est massacrée, peut entraîner des quiproquos.
Saisie de texte : abrégez la frappe, pas le document Dans un courrier, un rapport, une proposition commerciale, les mêmes termes reviennent plusieurs fois par page. Le logiciel Texter (pour Windows uniquement) a été créé pour vous éviter de les saisir en intégralité à chaque fois. Téléchargez-le sur le site Clubic.com en tapant "Texter" dans la barre de recherche en haut de l’écran. Il s’installe en quelques secondes. Puis lancez le programme en tapant le raccourci Ctrl+Maj+H. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, insérez vos expressions récurrentes (le nom de votre entreprise, des formules de politesse…). Attribuez-leur l’abréviation qui leur correspond ainsi que la touche qui va "activer" ce raccourci. Dorénavant, dans n’importe quel traitement de texte, tapez votre abréviation et pressez votre touche de raccourci. Ainsi, un "BAV" peu élégant se transforme en un courtois "Bien à vous".
Partage d’infos : échangez des copies d’écran
Vous souhaitez partager une information récoltée sur le Net avec un collègue ? Attirer son attention sur un point particulier ? Adoptez Jing, la Rolls des copieurs d’écran. Une fois installé, le logiciel affiche une petite sphère jaune en haut de votre bureau. Y faire glisser sa souris déclenche la fonction "Capture d’écran". Cliquez-glissez avec le curseur qui apparaît pour définir la zone à copier (texte, image ou même vidéo) et relâchez le bouton. Le logiciel permet ensuite de rajouter des flèches pour souligner un détail ou d’insérer des commentaires. Vous pouvez sauvegarder le résultat sur votre PC ou sur le site Screencast.com, dont vous enverrez le lien à vos contacts. Résultat : tout le monde est assuré de consulter le même document.
Le Web regorge de sites et de petits programmes, souvent gratuits, dont le but est de vous faciliter la tâche au bureau. Parmi une offre pléthorique, nous avons sélectionné les meilleurs du genre.
"Agreeadate.com ? Ce site, gratuit, est si facile à utiliser que sa notoriété enfle à toute vitesse !" s’exclame Julien Truchaud. Aujourd’hui, le directeur du développement des RH de Coty (parfumerie) n’organise plus une réunion sans y recourir : il lui suffit de lancer une invitation en ligne aux futurs participants. Ces derniers précisent alors leurs disponibilités, qui s’affichent sous forme de tableau, permettant de déterminer d’un coup d’œil le meilleur créneau pour tout le monde. Un exemple concret du précieux gain de temps qu’offre l’emploi d’un logiciel adéquat. Si vous êtes du genre à n’allumer votre PC que pour répondre à un e-mail, préparer des slides ou bâtir un tableau Excel, nos conseils vous aideront à vous constituer une boîte à outils informatiques dont vous ne pourrez plus vous passer.
Réunions : avec Internet, facilitez leur organisation
Pour le choix du jour et de l’heure, Agreeadate.com se révèle, on l’a vu, très efficace. Mais si vous devez caler une téléconférence avec des interlocuteurs de plusieurs pays, un autre site vous aidera à résoudre au mieux le casse-tête des fuseaux horaires : Timeanddate.com. Sur la page d’accueil, cliquez sur "The World Clock", puis sur "Meeting Planner". Vous devez alors indiquer la localisation des participants et la date du rendez-vous. Un clic plus tard, le site affiche les heures les plus pertinentes.
Afin de peaufiner vos arguments pour la réunion, pourquoi ne pas mener une enquête d’opinion avant les débats ? Toujours gratuit, le site SurveyMonkey.com permet de réaliser des sondages express auprès d’un nombre d’internautes statistiquement représentatifs. Le site vous aide à formuler vos questions, qui peuvent ensuite être expédiées par e-mail ou apparaître sur votre blog. Votre échantillon est trop faible ? Utilisez la mailing liste qui est mise à votre disposition. Le site vous aidera à transformer les données obtenues en graphiques ou en tableaux facilement compréhensibles.
Aide-mémoire : affichez des Post-it virtuels à l’écran
Des Post-it collés sur le bord de l’écran donnent à votre bureau un aspect négligé, sans compter qu’ils risquent de se décoller et de se perdre. Si toutefois vous ne pouvez pas vous passer de ces aide-mémoire, adoptez leur version électronique. Post-It Software Notes Lite permet d’afficher des papillons jaunes sur l’écran de son PC. Ceux-ci pourront contenir des liens hypertextes et même des images. Mieux : vous pouvez leur demander de sonner à l’heure de votre choix.
Planning : gérez mieux votre agenda grâce à des alertes
Voici une petite astuce qui permettra aux utilisateurs de Google Agenda d’entamer chaque journée avec les idées claires. Peut-être l’ignorez-vous, mais il est possible de recevoir une alerte par e-mail quelques minutes avant le début d’un événement (très utile lorsqu’on n’est pas devant son écran mais qu’on dispose d’un smartphone, par exemple). Il suffit pour cela de cliquer sur l’événement concerné et dans le menu "Options" d’activer "Ajouter un rappel". Vous pouvez même recevoir à l’aube (toujours par e-mail) le planning complet de la journée qui commence. Pour cela, cliquez sur "Paramètres" dans la colonne située à gauche de l’interface. Dans le nouveau menu, cliquez sur "Agenda", puis sur "Notifications". Là, cochez la case "Planning quotidien". Votre agenda papier vient subitement de prendre un sacré coup de vieux.
Comptes rendus : automatisez vos résumés de texte
Voici le site qu’on aurait tous rêvé d’utiliser pendant nos études. Greatsummary.com propose de résumer à votre place les textes les plus longs ! Sur la page d’accueil, cliquez sur "Go to Document Summarization". Copiez ensuite votre document dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez en combien de phrases vous souhaitez qu’il soit synthétisé… et c’est tout. Le site identifie alors les phrases et les mots-clés qui semblent avoir le plus d’importance et se concentre sur eux. Bien qu’en anglais, il fonctionne aussi avec des articles en français (les accents disparaîtront au passage). Le résultat n’est certes pas parfait mais peut vous permettre d’économiser de précieuses minutes.
Revue de Web : personnalisez vos pages d’accueil
Plutôt que de surfer de site en site, laissez les informations qui vous intéressent venir à vous. Deux services concurrents proposent de vous créer une page d’accueil personnalisée. Le premier, Netvibes, est sans conteste le plus réussi visuellement. Très simple d’accès, il vous aide à afficher sur un seul écran les news de votre quotidien préféré, la météo du jour, les horaires de cinéma, un résumé de vos pages Facebook ou Twitter ainsi que vos mails. Vous avez également la possibilité de paramétrer un tableau de bord afin d’effectuer une veille automatique sur vos sujets préférés. Inutile de s’y connaître en informatique : le mode d’emploi est évident même pour un néophyte. Son rival, bien que moins abouti, est une fois de plus Google, qui propose avec iGoogle un service assez comparable.
Vous consultez chaque jour plusieurs blogs ? Adoptez alors, si ce n’est déjà fait, les "fils RSS". En clair, il s’agit de permettre aux dernières mises à jour effectuées par l’auteur du blog d’apparaître directement dans vos marque-pages. Pour cela, repérez le petit carré orange qui figure le plus souvent en haut de la page d’accueil de vos sites favoris. Cliquez dessus et laissez-vous guider par les instructions.
Enfin, si vous êtes un gros consommateur de presse, sachez qu’il existe depuis septembre un nouveau moteur de recherche spécialisé, baptisé Pikanews.com, qui indexe le contenu de journaux de plusieurs pays d’Europe. Il propose d’effectuer des requêtes par pays, par date, par thème ou par type de source, mais aussi de créer des alertes par mots-clés. Le moteur recherche du texte et des extraits audio et vidéo. Dans la majorité des cas, Pikanews vous renverra vers des sites payants, mais vous saurez alors si l’article est une simple brève ou une pleine page et si cela vaut la peine de sortir votre carte bancaire. Enfin, vous pourrez décider d’acheter en ligne le numéro complet dont il est issu, en version papier ou numérique lorsqu’elle existe.
Recherche : offrez la puissance de Google à votre PC
Sachez que vous pouvez disposer de la puissance de Google pour effectuer des recherches parmi les fichiers de votre propre disque dur. Il suffit pour cela d’installer Google Desktop. Tapez ensuite votre mot-clé : le moteur ira fouiller à la fois sur Internet, dans vos fichiers et parmi vos e-mails. "Je le recommande particulièrement aux gens désordonnés, glisse un consultant d’Accenture. Mais c’est tellement efficace que ça ne les encouragera pas à s’améliorer sur ce point !"
Messagerie instantanée : créez un compte pro
Se brancher sur MSN pour le boulot ? Et pourquoi pas ? On peut s’y exprimer autrement qu’en langage SMS ponctués de "LOL !". A mi-chemin entre le téléphone et les e-mails, les messageries instantanées telles que MSN, Gmail ou Yahoo! Messenger permettent de connaître à tout moment la disponibilité de vos collègues, d’effectuer de rapides échanges verbaux et même de transmettre des pièces jointes. Très pratique pour demander un renseignement ponctuel ou avertir les participants du démarrage d’une réunion. La mise en œuvre est aisée, il suffit que chacun crée un nouveau compte – professionnel – afin que personne ne soit dérangé à longueur de temps par son réseau de contacts personnels. Attention cependant à la confidentialité des échanges, qui n’est pas garantie, et à l’orthographe qui, lorsqu’elle est massacrée, peut entraîner des quiproquos.
Saisie de texte : abrégez la frappe, pas le document Dans un courrier, un rapport, une proposition commerciale, les mêmes termes reviennent plusieurs fois par page. Le logiciel Texter (pour Windows uniquement) a été créé pour vous éviter de les saisir en intégralité à chaque fois. Téléchargez-le sur le site Clubic.com en tapant "Texter" dans la barre de recherche en haut de l’écran. Il s’installe en quelques secondes. Puis lancez le programme en tapant le raccourci Ctrl+Maj+H. Dans la fenêtre qui s’ouvre alors, insérez vos expressions récurrentes (le nom de votre entreprise, des formules de politesse…). Attribuez-leur l’abréviation qui leur correspond ainsi que la touche qui va "activer" ce raccourci. Dorénavant, dans n’importe quel traitement de texte, tapez votre abréviation et pressez votre touche de raccourci. Ainsi, un "BAV" peu élégant se transforme en un courtois "Bien à vous".
Partage d’infos : échangez des copies d’écran
Vous souhaitez partager une information récoltée sur le Net avec un collègue ? Attirer son attention sur un point particulier ? Adoptez Jing, la Rolls des copieurs d’écran. Une fois installé, le logiciel affiche une petite sphère jaune en haut de votre bureau. Y faire glisser sa souris déclenche la fonction "Capture d’écran". Cliquez-glissez avec le curseur qui apparaît pour définir la zone à copier (texte, image ou même vidéo) et relâchez le bouton. Le logiciel permet ensuite de rajouter des flèches pour souligner un détail ou d’insérer des commentaires. Vous pouvez sauvegarder le résultat sur votre PC ou sur le site Screencast.com, dont vous enverrez le lien à vos contacts. Résultat : tout le monde est assuré de consulter le même document.
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